Conservation des documents

Ce type d'altération concerne le mécanisme des matériaux, tels que les déchirures, les déformations, la perte de résistance mécanique (tout ceci peut être causé par de mauvaises manipulations, un rangement inapproprié, des catastrophes ou des guerres). Ces dégradations viennent en premier lieu des éléments de la nature :

• Dégradation par le feu

Le feu survient en cas d'incendie dans un local ou dépôt d'archives et bibliothèques, soit fortuitement dans l'exemple d'un incident technique du type court-circuit, soit militairement dans le cas d'une guerre (exemple, un bombardement aérien). Les principales mesures sont à prendre par anticipation, de manière à permettre le sauvetage d'une quantité maximale de documents. Entrent alors en compte la conception générale des locaux de conservation, qui ne doivent pas comporter de risques d'incendie (planchers et étagères en bois, circuits électriques non sécurisés, grandes ouvertures, éléments inflammables, etc.).

Les archives bien conditionnées ont tendance à produire des « feux lents » et cela sauve au moins le cœur des documents (comme pour les inondations). Il convient de ne pas, autant que faire se peut, laisser d'interruptions dans le remplissage des rayonnages. Normalement, l'application d'un cadre de classement n'est pas un générateur de « trous » puisque, outre leur cote, les articles et ouvrages doivent avoir une adresse matérielle (pièce, rayonnage, étagère) qui permet de les retrouver facilement. Dans la même logique, plus les éléments retardant le feu sont nombreux (chemises et sous-chemises à l'intérieur des boîtes archives), plus l'action du feu sera réduite.

• Dégradation par l'eau

Les documents mouillés sont à peu près assurés d'être couverts de moisissures dans de brefs délais. Dans ce cas, soit la perte est irrémédiable, soit elle nécessite une opération de désinfection qui, outre un coût très important, n'est pas toujours un retour à l'état d'origine. En cas d'inondation, fuite ou projection d'eau, il est nécessaire d'agir vite et de sécher ces documents. Pour les documents reliés, il faut le faire page à page, ce qui est demande beaucoup de temps, excessif pour un volume important à traiter. La technique efficace pour mener à bien un tel sauvetage est la congélation, alors que la lyophilisation a en effet un coût colossal et nécessite des appareils peu courants. La congélation stoppe toutes les dégradations possibles (dissolution des encres, développement des moisissures…), le conservateur disposant alors en principe du temps nécessaire au séchage.

Les altérations chimiques sont celles de la composition d'un matériau. Le papier doit rester stable physiquement et inerte chimiquement pendant une longue période. Ainsi le jaunissement révèle une acidification, favorisée par la présence de lignine (composant du bois) dans certains papiers. Cette acidité en favorisant l'hydrolyse de liaisons chimiques de la cellulose fragilise le papier. La pollution atmosphérique tend par ailleurs à renforcer l'acidité due aux facteurs internes. Il est toutefois possible d'utiliser du papier permanent (papier fabriqué en milieu neutre ou alcalin). Ces phénomènes sont relativement nouveaux, au regard de l'histoire de la conservation des documents (archives ou livres). Les papiers classiques fabriqués avant l'époque industrielle étaient issus de tissus foulés et non de bois.

L'acidité du papier est à prendre en compte dans le choix des chemises et boîtes de conditionnement. Cependant cette mesure entraîne un coût qui doit être pris en compte dans la gestion générale d'un fonds d'archives.

Les encres modernes sont acides et sont solubles dans l'eau. Elles peuvent s'effacer en cas d'immersion d'un document ou d'un ouvrage (inondation, fuite d'eau ou eau projetée par extincteur).

Les altérations biologiques sont des dégradations causées par une infestation de micro-organismes, présents sous forme de spores dans l’atmosphère et se développant généralement quand l’atmosphère est humide.

Les conditions thermo-hygrométriques sont primordiales pour permettre une bonne conservation des documents. En fonction du type de documents, ces conditions idéales ne sont pas les mêmes.

Pour les livres et les archives : la température idéale est d’environ 18 à 20 °C, le taux d’humidité relative doit se situer entre 50 et 60 %. En dessous de 50 %, les matériaux risquent de se dessécher, et au-dessus de 60 %, le risque de développement des micro-organismes est accentué, tels les moisissures.

Pour les photographies : la température doit se situer entre 2 et 20 °C et le taux d’humidité relative doit être compris entre 20 et 50 % selon les matériaux constitutifs des photographies (plaques de verre, de cuivre, papier).

Les conséquences des détériorations par le feu et l'eau étant irréparables, le conservateur de documents et de livres doit mettre au premier plan des mesures préventives, à la fois matérielles dans la mesure des moyens à sa disposition, à la fois utilitaires dans l'organisation du rangement, de la communication et de la consultation des collections documentaires.

• L'incendie

Les archives bien conditionnées ont tendance à produire des « feux lents » et cela sauve au moins le cœur des documents (remarque également valable aussi pour les inondations). Il convient de ne pas, autant que faire se peut, laisser d'interruptions dans le remplissage des rayonnages. Normalement, l'application d'un cadre de classement n'est pas un générateur de « trous » puisque, outre leur cote, les articles et ouvrages doivent avoir une adresse matérielle (pièce, rayonnage, étagère) qui permet de les retrouver facilement. Dans la même logique, plus les éléments retardant le feu sont nombreux (chemises et sous-chemises à l'intérieur des boîtes archives), plus l'action du feu sera réduite.

Le public ou le personnel est averti par l'installation de panneaux préventifs « Interdiction de fumer ». Des installations électriques simples et bien contrôlées, des systèmes de détection d'incendie, ainsi qui la présence d'extincteurs sont des atouts. Pour les extincteurs, ceux à poudre polyvalente, dite ABC, n'endommagent pas les archives et permettent d'être loin du feu. En revanche les extincteurs à eau doivent être « sans additif ». L'additif qui est normalement employé dans l'eau accroît son efficacité, mais pénètre au cœur des documents. Le personnel susceptible d'intervenir doit être formé et les extincteurs vérifiés chaque année. Il est donc nécessaire d'établir un plan de prévention en cas de risque, de même que dans le cas d'un dégât des eaux.

• Prévention contre l'eau

Dans la conception ou choix d'un local d'archives ou d'une bibliothèque, on évitera un emplacement en sous-sol ou dans un grenier, l'eau pouvant s'y infiltrer de diverses manières. Cette solution n'étant pas toujours possible, y compris dans les Archives nationales, toute pièce destinée à recevoir des fonds documentaires doit être conçue et équipée préventivement pour diminuer l'impact d'un dégât des eaux sur les documents. Ainsi, il est déconseillé d'employer des rayonnages en bois et de préférer le métal, tant pour éviter le feu que les remontées d'eau. L'usage de tuyaux doit être réduit au maximum et, si possible, exclu du local : une fuite d'eau aura moins de conséquences si elle ne rencontre pas de rayonnage dans son voisinage.

Le conditionnement est un facteur essentiel dans la durée de conservation des documents. Il y a en effet une certaine inertie thermique et hygrométrique, et les boîtes assurent une protection mécanique et quelquefois chimique.

Les boîtes en plastique sont à éliminer puisqu'elles provoquent une condensation continue de l'humidité ambiante quelle qu'elle soit, et donc les moisissures, alors que les documents doivent 'respirer'. Dans la même logique, il ne faut pas conserver les pochettes en plastique à l'intérieur des boîtes : avec le temps, le plastique se comporte toujours mal, fond, colle au papier, attaque l'encre. Ceci est également valable pour les livres recouverts de couvertures en plastique.

Les classeurs ne protègent pas les documents de la poussière, souvent porteuse de micro-organismes. Par ailleurs, leur détérioration et vieillissement par manipulation nuisent aux documents par des torsions ou l'apparition de rouille. Pour la même raison, les épingles, agrafes et trombones sont éliminés lors du conditionnement.

Dans ces conditions, le carton est incontestablement préféré : sa porosité permet aux documents de « respirer » et notamment de libérer peu à peu les émanations acides liées à l'oxydation. Par ailleurs, l'utilisation de carton à forte charge alcaline - réserve alcaline - permet la neutralisation des polluants extérieurs et des émanations provenant de documents s'ils sont acides. Les boîtes habituellement utilisées dans les bureaux et les entreprises étant acides, les boîtes neutres, à forte réserve alcaline, sont évidemment préférables, mais elles sont beaucoup plus chères et inutiles dans le cas où les documents eux-mêmes sont acides.

Les fabricants de boîtes en carton proposent aussi des cartons ondulés entre deux surfaces planes qui résistent beaucoup moins au feu et à l'eau. Dans la mesure du possible, les cartons utilisés doivent être compacts et sans orifice de préhension ou autre. Dans la pratique quotidienne, la mise en place de ces mesures est parfois confrontée à un manque de moyens et d'espace. L'archiviste doit chercher à répartir dans le temps les mesures particulières de conservation s'il veut couvrir l'ensemble de son fonds.

En dehors des dégâts physiques, le principal risque de perte d'un document ou d'un livre dans des archives ou dans une bibliothèque, c'est le vol.

Le document doit faire l'objet d'un inventaire. La pratique ancienne était de produire des inventaires si détaillés que la perte du document n'empêchait pas toujours l'utilisation des informations qu'il contenait. Cette pratique prenait beaucoup de temps aux archivistes, et finissait par créer des arriérés dans les fonds nouveaux ou dont le contenu retenait peu l'intérêt du conservateur. De même, les livres doivent être inventoriés et contenir visiblement des marques de propriété indélébile. C'est de là que vient l'usage d'apposer des tampons sur les pages de garde et dans le corps du livre, ainsi que sur les planches iconographiques.

En cas de consultation, le document doit être en théorie surveillé. L'usage des stylos à encre est souvent proscrit. Dans la réalité, toutes les mesures ne peuvent pas forcément être prises ou ne sont appliquées, des documents irremplaçables étant ainsi perdus. Ceci est à l'origine d'un des atouts de la numérisation à l'aide d'un numériseur de document. Il ne remplace pas obligatoirement le document original, sauf dans quelques cas, mais permet de n'offrir à la consultation qu'une copie. Ce procédé est coûteux et n'a d'intérêt que pour les documents les plus précieux, les plus demandés, ou que l'on souhaite mettre en large consultation pour des raisons de valorisation culturelle.

• (fr) Service interministériel des archives de France, La pratique archivistique française, Paris, 1993 (nouvelle édition 2008).
• (de) Andrea Giovannini, De Tutela Librorum : La conservation des livres et des documents d'archives / Die Erhaltung von Büchern und Archivalien, Baden : hier+jetzt, 2010.