Conférence en ligne

La conférence en ligne est une application internet qui offre la possibilité d'organiser des conférences, des réunions de travail ou des formations virtuelles avec des personnes distantes. C'est un outil de collaboration synchrone (tous les participants voient et entendent la même chose au même moment).

Différents canaux de communication peuvent être établis entre les participants :

• une liaison audio (pont téléphonique, VoIP, etc) ;
• une liaison data (présentation de données de toutes sortes ou partage d'applications) ;
• et parfois une liaison vidéo (visioconférence, voire téléprésence).

Un rôle avec un niveau de droits déterminés (organisateur, présentateur, auditeur, etc) est affecté à chaque participant. La répartition des rôles peut évoluer dynamiquement au cours de la conférence, par exemple pour passer le rôle de présentateur à un autre participant ou si l'organisateur doit quitter la réunion avant la fin.

Pour démarrer une conférence, chaque participant est invité à se connecter via un "lien" qui lui est transmis par l'organisateur.
Il peut entendre ce que dit le conférencier, lui répondre (suivant autorisation), intervenir (suivant autorisation) sur la présentation en cours en changeant, par exemple, de page, en dessinant sur l'écran, en modifiant un document ou en agissant directement sur l'application affichée tel un tableur, une base de données, ou une émulation d'un logiciel.

Les systèmes de conférences en ligne actuels offrent toute une gamme de fonctionnalités qui permettent de réaliser des réunions :

• mise à disposition d'application ou de fichiers ;
• transmission de la commande de la souris et du clavier à certains ou à tous les participants ;
• changement d'intervenant (passage à la représentation d'un autre bureau de PC) ;
• tableau blanc virtuel ;
• ou "chat" en anglais ce qui signifie "discuter" ;
• intégration à divers clients de messagerie pour l'envoi de courriels d'invitation
• Connexion d'une ou plusieurs caméras intégrées à l'écran ("Web caméra") afin que le conférencier et/ou les participants soit physiquement « présents » ;
• présentation d'un film ou d'une animation de type Flash ;
• réalisation de sondages ou de questionnaires immédiats ;
• enregistrement de l'intégralité de la séance pour, par exemple, permettre à des participants de revoir une formation ;
• espace de travail personnalisable, qui peut utiliser une représentation en trois dimensions du contexte privé (du participant) et public (de tous les participants), où chaque utilisateur peut être représenté par un personnage virtuel (avatar) ;
• outils et indicateurs de suivi, d'animation et de modération du groupe en réunion/formation (ex : smiley, demande de parole, indicateurs de liaisons basse qualité).
• outils de communication intracirculaire d'internet.

• Travail collaboratif : Grâce au navigateur Web et au traitement de texte intégré, il est possible de réaliser des recherches sur Internet et d'éditer un document de travail à plusieurs. Un tableau blanc peut permettre également de réaliser des schémas.
• Réunion de travail : Plutôt que de perdre du temps et de l'argent en déplacements, la conférence en ligne permet d'organiser les réunions de travail sans que les collaborateurs soient physiquement présents.
• Formation à distance : la conférence en ligne ou classe virtuelle permet de former les collaborateurs sans qu'ils aient besoin de se déplacer. La formation est facilement accessible à tout moment.
• Relation clientèle et partenaires : facilité de présentation des produits aux clients et partenaires.
• Support technique : possibilité de prendre la main à distance sur un ordinateur
• Communication : la conférence en ligne permet également une utilisation comme une messagerie instantanée très conviviale, pour échanger des documents...

Les prestataires de réunions en ligne offrent différents modèles de licences qui vont de la flat rate mensuelle au paiement à l’utilisation plus frais forfaitaires de base annuels en passant par le paiement par participant et durée d'utilisation. Par principe, l'utilisateur peut choisir entre deux catégories :

• Licence unique (pour travailleurs indépendants et petites entreprises)
• Licence « Corporate » (pour grandes entreprises)
• Facturation à l'usage

Avec les licences « corporate », plusieurs personnes peuvent effectuer des conférences web indépendamment les unes des autres et simultanément. De plus, les solutions multi utilisateurs offrent des fonctionnalités administratives élargies: les administrateurs peuvent gérer les licences de manière centralisée, définir les fonctions disponibles par utilisateur et éditer des rapports détaillés incluant des statistiques et des comptes-rendus d'utilisation.

La conférence web est un cas particulier de conférence en ligne. Les conférences web sont des réunions « virtuelles » organisées et effectuées à l'aide de l'Internet.

Le bureau du PC de l'animateur remplace alors la table de conférence réelle. Tous les participants peuvent suivre dans une fenêtre de leur propre écran ce qui se passe sur le bureau du PC de l'animateur (partage synchrone), présentation (format ODP ou PPT), émulation d'un nouveau logiciel ou rédaction de texte. Pendant une conférence web, le rôle de l'animateur peut être échangé entre les participants (et leur PC). Ceci répond à l’un des critères principaux d'une réunion sur place au cours de laquelle un dialogue s'établit — à l'inverse par ex. d'une conférence proprement dite — entre les participants (multi-intervenants).