Shadow IT

Le Shadow IT génère des coûts cachés pour l'organisation, principalement constitués en salariés non-informaticiens dans les services financiers, le marketing, les ressources humaines, etc., qui passent un temps considérable à évaluer et vérifier les données produites.

Si une application de type tableur (opérant sur des feuilles de calcul, regroupées en fichiers de type classeur) est utilisée avec des définitions et indicateurs propres, il est probable que, sur la durée, des incohérences finissent par émerger et engendrent de petites différences, d'une version à une autre et d'un individu à un autre, les classeurs étant fréquemment dupliqués et modifiés. De plus, de nombreuses erreurs peuvent émailler ces classeurs du fait d'un défaut de compétence technique, de l'absence de procédures de test rigoureuses et/ou de l'absence de procédure de gestion ou de contrôle des versions de documents.

Même lorsque les définitions, indicateurs et formules de calcul sont corrects, les méthodes d'analyse peuvent être faussées par l'utilisation de liaisons entre différents classeurs, les tableurs ne permettant que difficilement une analyse efficace des dépendances de données entre différents documents. Enfin, le processus entier peut lui-même être globalement erroné.

Les applications Shadow IT peuvent empêcher l'organisation d'obtenir un retour sur investissement (ROI) satisfaisant ou fiable de la part des outils acquis pour réaliser les tâches qu'elles couvrent à présent en tout ou partie. Ce phénomène est fréquemment observé dans les projets d'entrepôts de données et d'informatique décisionnelle (BI), lesquels sont engagés avec les meilleures intentions mais dont l'utilisation cohérente et à grande échelle ne démarre jamais vraiment.

Les applications de type Shadow IT peuvent ne pas être associées à des procédures de sauvegarde de données, même si elles incluent des fonctionnalités susceptibles d'y contribuer. Lorsque de telles procédures ou fonctionnalités existent, elles peuvent se révéler insuffisantes, mal conçues, non exécutées ou mal mises en œuvre. En outre les utilisateurs impliqués dans la réalisation et l'utilisation de Shadow IT n'ont pas forcément été sensibilisés à ces considérations.

Le Shadow IT peut remplir un rôle d'innovation, permettant de tester des idées et concepts.

Il peut également être un frein à l'adoption de nouvelles technologies. En effet, si des tableurs sont impliqués dans la réalisation de tâches critiques, leur remplacement doit être envisagé avec la plus grande prudence. Ces tableurs peuvent par ailleurs parfaitement remplir leur rôle. Mais l'absence d'une documentation complète et adéquate ou les lacunes en matière de contrôle de cohérence et de traçabilité alourdissent ces processus et les rendent fragiles.