Politique documentaire

La politique documentaire est indissociable de la notion de « collection » qui est la marque de toute bibliothèque. Le premier article du chapitre I de la loi, dispose ainsi que dans les "bibliothèques des collectivités territoriales ou de leurs groupements ont pour missions de garantir l'égal accès de tous à la culture, à l'information, à l'éducation, à la recherche, aux savoirs et aux loisirs ainsi que de favoriser le développement de la lecture" et qu'à ce titre, elles «Constituent, conservent et communiquent des collections de documents et d'objets" sous forme physique ou numérique , l'essentiel du principe de collection étant la cohérence et la qualité des contenus.

La formalisation des objectifs et règles qui président à la constitution d'une collection exigée par la loi est indispensable à la cohérence et à la continuité des acquisitions, des éliminations et des mesures de conservation physique et de numérisation. La responsabilité intellectuelle des collections est le fondement du statut de conservateur de bibliothèque comme le décrète le statut des conservateurs de bibliothèques des deux fonctions publiques « Les conservateurs territoriaux de bibliothèques constituent, organisent, enrichissent, évaluent et exploitent les collections de toute nature des bibliothèques. Ils sont responsables de ce patrimoine »[4], de même que « les membres du corps des conservateurs des bibliothèques constituent, organisent, enrichissent, évaluent et exploitent les collections de toute nature des bibliothèques »[5].

Dans les bibliothèques territoriales comme dans bibliothèques universitaires, cette formalisation constitue un outil de référence et de dialogue à la justification des choix de l'équipe professionnelle dont le directeur a la responsabilité. Car comme le rappelait le Conseil supérieur des bibliothèques toute politique documentaire exige une "’indispensable coordination visant à constituer une proposition intellectuelle réfléchie dont le chef d’établissement porte la responsabilité. Responsabilité qui bien sûr s’exerce tant pour les acquisitions que pour la conservation des documents. Lorsque le pluralisme des collections des bibliothèques est mis en cause, en appeler à la déontologie professionnelle ne peut être légitime que si existe un projet intellectuel d’ensemble, conscient, assumé et formalisé »[6].

Une politique documentaire suppose un suivi des collections à travers des indicateurs d'évaluation des collections.

Tout critère de tri issu des métadonnées bibliographiques et d'autorité produites par la BnF (notices d'autorités, codes de zone de tri, etc.), enrichissements de contenu créés ou importés (niveaux d’âge, thème, etc.), est susceptible d’être combiné et associé à d’autres données pour fournir des statistiques d’évaluation sous forme de diagrammes, histogrammes, cartes dynamiques, etc.

Ces données peuvent être associées à données d'usage comme le profil statistique des usagers, la part qu'ils représentent par rapport au profil de la population à desservir fournie par l'INSEE et leur localisation géographique dans des cartes dynamiques. Les données sont produites automatiquement et instantanément par les systèmes d'information et de gestion des bibliothèques de nouvelle génération[14].

L’évolution de la structure des données des catalogues sur le modèle IFLA LRM (Modèle de référence pour les bibliothèques) ouvre des possibilités d’interrelations dont il conviendra d'étudier les ressources pour la construction de nouveaux indicateurs d'évaluation des collections et notamment de leur place complémentaire dans l'univers des ressources du WEB.

Les indicateurs « les plus utiles se repèrent toujours parce qu'ils mettent en relation efficacement un paramètre de publics et un paramètre de contenu. »[15] Tel est par exemple le cas de la projection de l'emprunt de tel ou tel domaine de la collection par une catégorie déterminée d'emprunteurs (âge, genre, CSP) dans une zone géographique à partir des Îlots regroupés pour l'information statistique.

Les indicateurs les plus connus sont:

• Le nombre d’auteurs ou de titres;
• L’âge (mode, médian) des collections (l’interprétation se faisant à partir des particularités du domaine : le curseur d'une médiane devra par exemple se situer à une date récente pour l’informatique et sur une date plus ancienne pour la philosophie, domaine pour laquelle la date de publication des titres incontournables est plus ancienne et comporte de nombreuses publications épuisées);
• Le facteur d'activité: pourcentage de prêts du segment par rapport à l'ensemble de la collection sur le pourcentage des documents empruntables du segment par rapport à l'ensemble des documents empruntables de la collection;
• Le ratio prêts sur usagers;
• Le taux d'érosion;
• Le taux de recouvrement;
• Le taux de renouvellement;
• Le taux de rotation: nombre de prêts sur le nombre de documents empruntables;
• Le taux de sortie: pourcentage de documents sortis à un instant T sur le pourcentage de documents disponibles à ce instant T dans un segment de cote par rapport à la collection;
• Le budget.

S'agissant de l'usage des collections, il convient de ne pas se laisser tromper par l'importance prise par l'usage des ressources à succès. Selon les domaines et en fonction de la cohérence et de la largeur du fonds, l'effet longue traine fait que la somme des prêts de 1 à 2 peut s'avérer plus important que celui de la somme des documents les plus empruntés. Tel est souvent le cas dans des domaines comme la littérature, la philosophie, les beaux-arts, etc.

Dans les universités, la politique documentaire est plus largement considérée comme l’ensemble des objectifs et des processus de la gestion de l’information, incluant non seulement les activités des bibliothèques, mais également, la formation des étudiants à la maîtrise de l’information et les flux des ressources documentaires de l’université. Une politique documentaire d'une Direction des bibliothèques universitaires doit présenter les grandes directives de développement des collections, en matières de gestion et de la valorisation des fonds[16]. Cela s'articule autour de deux outils: la charte documentaire puis le plan de développement des collections[16]. Le plan de développement des collections dans une université peut se faire par section, (Musique, médecine)[17]. Aussi d'un plan de développement des collections par discipline. (Anthropologie, Mathématiques appliquée, Statistique descriptive Anglais). Dans la bibliothèque universitaire, le plan de développement des collections se fait en fonction de la taille.

Une politique documentaire dans les bibliothèques universitaires demande aussi d’avoir un regard sur l’évaluation des collections qui existent[17]. Une évaluation des collections dans les bibliothèques est primordiale pour comprendre la mesure dans laquelle la collection accompagne l’atteinte des objectifs, de la bibliothèque[18]. Deux grandes demandes doivent sous-tendre la démarche de l’évaluation. L’objectif premier est de permettre la mise à disposition d’un vrai instrument de travail et l’appropriation de l'instrument par les responsables de l’acquisition, puis les amener à observer la spécificité du fond documentaires puis d’identifier les forces et les insuffisances en fonction des différentes catégories d’usagers. L’autre objectif est la nécessite d’avoir un Plan de Développement des Collections par grands secteurs disciplinaires et pour tous les supports, dans la perspective de formaliser des demandes budgétaires argumentées par rapport à l’université[19].

Les stratégies élaborées par les bibliothèques pour évaluer leur efficacité, leur efficience et leur impact sont: les statistiques sur les données qui entrent(input) et qui sortent(output); les audits de différents types; les études de public dans le but d'interroger les types d’usages en bibliothèque ; les indicateurs de qualité; les méthodes pour analyser l’influence des bibliothèques[19].

Pour l’évaluation des collections, les règles incontournables sont : Le contenu, le support, la volumétrie de la collection, l’âge, la langue, l’usage, le volume d’acquisitions[19].

Pour une analyse exhaustive, il faut avoir des données sur le public, il faut aussi prendre en compte le niveau intellectuel de la collection[19].  

Concernant les collections de livres, de périodiques sur support papier, la collecte des données s’appuie sur les données du SIGB[20].

Pour les ressources électroniques, il faut consulter les données des éditeurs[19].

Concernant les livres imprimes, il faut tenir compte des livres qui restes a traités[19]. La relative jeunesse de la collection de livres dans les bibliothèques universitaires facilite une évaluation quantitative Complete de la collection[19].

Dans le rapport Les politiques documentaires des établissements scolaires de Jean-Louis Durpaire publié en mai 2004, la notion de politique documentaire est introduite en milieu scolaire[21].

En établissement scolaire il est recommandé de passer, en équipe, par les niveaux suivants:

-Énoncer le sens (en particulier la différence entre projet CDI / projet documentaire / politique documentaire) ;

-Choisir une démarche de projet[22];

-Définir des principes et des priorités (à cette occasion préciser ce qu’est la fonction documentaire de l’établissement.) ;

-Mettre en forme des outils pour établir le diagnostic de l’existant ;

-assurer les axes d’une politique documentaire au niveau de l’établissement. Le terme «politique» implique en effet des choix précis ;

-Mettre en place des partenariats sur la durée, néanmoins à l’interne ;

-Déterminer la politique d’acquisition ;

-Déterminer la politique de formation ;

-Déterminer la politique de communication ;

- Transmettre sa démarche, aux publics!

-Envisager une évaluation du projet[23].

• Charte des bibliothèques adoptée par le Conseil supérieur des bibliothèques le 7 novembre 1991
• Calenge, Bertrand, Conduire une politique documentaire, coll. « Bibliothèques », Paris, Éditions du Cercle de la librairie, 1999. 386 p, 1999.
• Bryant, Bonita, « The Organizational Structure of Collection Development », Library Resources and Technical Services, April-June 1987
• Calenge, Bertrand, Conduire une politique documentaire, coll. « Bibliothèques », Paris, Éditions du Cercle de la librairie, 1999. 386 p.
• Calenge, Bertrand, Bibliothèques et politiques documentaires à l'heure d'Internet, Paris, Éditions du Cercle de la Librairie, 2008 ; 264 p. (ISBN 978-2-7654-0962-5) (BNF 41275904)
• IFLA (Acquisition and Collection Development Section), Grandes lignes directrices d’une politique de développement des collections, à partir du modéle conspectus, IFLA, janvier 2001
• Manager une bibliothèque médiathèque territoriale, publication trimestrielle, Voiron,Territorial, depuis 2012 (voir tout particulièrement les parties régulièrement mises à jour relatives au cadre légal de la constitution des collections, à la définition de l'offre documentaire par rapport aux besoins par rapport aux politiques publiques et au cadre déontologique, et celles à la conduite des politiques documentaires).
• Giappiconi, Thierry et Carbone, Pierre, Management des bibliothèques : programmer, organiser, conduire et évaluer la politique documentaire et les services des bibliothèques de service public, ed. du Cercle de la librairie, 1997
• Calenge, Bertrand, Conduire une politique documentaire, coll. « Bibliothèques », Paris, Éditions du Cercle de la librairie, 1999. 363 p, 1999.
• Pouchol, Jérôme, « Indispensable politique documentaire », Bulletin des bibliothèques de France (BBF), 2016, n° 9, p. 70
• Mazens, Sophie ; Bonnel Sylvie ; Nieszkowska-Serlan, Ewa, Conséquences au service commun de la documentation de l’université Paris-Est Créteil Val-de-Marne
• https://biblio.uottawa.ca/sites/biblio.uottawa.ca/files/2-evaluation-des-collections-mars2019-acc.pdf
• Pouchol Jérôme, «Pratiques et politiques d'acquisition : naissance d'outils, renaissance des acteurs », Bulletin des bibliothèques de France (BBF) 2006, t. 51, n°1 ; dossier : "Acquérir aujourd'hui"