Training Within Industry

En 1940, le président américain Franklin Delano Roosevelt promit d’aider les Alliés à lutter contre l'Allemagne nazie en lui donnant des fournitures militaires. Dans un premier temps, les États-Unis devaient rester en dehors des combats. Dans son discours, Roosevelt fit référence au « grand arsenal de la démocratie » que seraient l’Amérique et sa machine industrielle, en tant que principal fournisseur militaire de l'effort de guerre des Alliés.

Cependant, le discours de Roosevelt marqua le déclin de la doctrine isolationniste et non-interventionniste des États-Unis. Par conséquent, l’implication américaine dans la guerre dépassa rapidement la simple fourniture de matériels militaires. L’entrée en guerre des États-Unis provoqua en conséquence une augmentation conséquente des forces armées américaines, qui grossirent en même temps que l’effort de guerre industriel. Une pénurie de main d’œuvre apparut rapidement et limita le développement de la production industrielle, indispensable à la victoire.

Au début de la Seconde Guerre mondiale, une partie importante de la population américaine était toujours sans emploi à cause de la crise persistante de 1929. Peu qualifiée et non formée, le Training Within Industry fut créé par le Département de la guerre des États-Unis pour former rapidement et efficacement cette nouvelle main d’œuvre. L’objectif était de soutenir l’effort de guerre en formant chaque travailleur à atteindre son plus haut niveau de compétence en fonction de ses capacités personnelles.

À cause de l’intensité de la situation, plusieurs méthodes furent testées et abandonnées pour ne conserver que la plus efficace et aboutir à un ensemble de programmes concentrés. Pour structurer et déployer le programme Training Within Industry, les responsables du programme vont utiliser les méthodes et la philosophie de Charles R. Allen développées dans son ouvrage "The instructor, the man and the job"[2]. Sa Méthode en 4 étapes est au cœur des 4 programmes du Training Within Industry (5 sessions de 2 heures).

À l’issue de la guerre, il fut démontré que l’efficacité du programme dépassait largement la simple formation d’une nouvelle main d’œuvre qualifiée. Selon le War Production Board, le Training Within Industry permit de diminuer le temps de formation et le nombre de litiges de 25% dans 100% des entreprises ayant utilisé le programme. Dans 86% d’entre elles, la production augmenta de 25% et les pertes matérielles diminuèrent de 25% pour 55% de ces entreprises.

À la fin de la Seconde Guerre mondiale, les États-Unis se donnèrent comme mission de reconstruire le potentiel industriel japonais et européen. La méthode ayant fait ses preuves pour soutenir l’effort de guerre américain, elle fut naturellement utilisée pour atteindre cet objectif de reconstruction d’après-guerre.

C’est au Japon qu’elle démontre le plus sa force. Rapidement adoptée et intégrée dans les méthodes et la culture industrielle japonaise, elle devint notamment l’élément de base du système de production de Toyota. Les ingénieurs du Toyota System ont amélioré le système de production de l'époque et l’état d’esprit des managers de l’entreprise. Taiichi Ōno en tant que formateur TWI certifié va en être l'artisan et le principal leader pour donner naissance plus tard au Toyota Production System – communément appelé Lean Management[3]. Aujourd'hui au sein de Toyota, la méthode Training Within Industry est encore enseignée et demeure le socle de ce système de performance durable et pérenne.

Le programme « Job Instruction » permet aux managers de proximité de formaliser les bonnes pratiques terrain d’un expert, en standards de travail. Il permet aussi de développer des compétences pédagogiques pour former rapidement et efficacement les collaborateurs aux standards de travail.

Issu du programme initial, le module « Job Instruction » enseigne comment décomposer efficacement un travail en tâches individuelles et comment les transmettre. Car les exigences d’une main d’œuvre polyvalente et de collaborateurs formés requièrent les meilleurs standards de travail, elle enseigne la meilleure méthode pour former et coacher de manière structurée les opérationnels, conditions premières de la stabilité des processus.

Les participants apprennent ainsi comment mettre en place les conditions nécessaires à la formation, présenter et développer une tâche, observer et accompagner le collaborateur grâce à un suivi adapté.

Former rapidement un collaborateur à exercer son métier correctement, consciencieusement et en toute sécurité, est ainsi le but de ce premier module de la méthode. D’après l’Institut Training Within Industry France, la pratique de « Job Instruction » permet d'obtenir les bénéfices suivants : la réduction du temps de formation, la diminution des pertes et des non conformités, la baisse des accidents et l'augmentation de la satisfaction au travail.

Le programme « Job Relations » permet aux managers de proximité de développer leurs talents de Leadership et de construire des relations positives et constructives avec toutes les parties prenantes de leur service (collaborateur, collègue, client interne, externe).

Le module « Job Relations » pose les fondations nécessaires à des relations professionnelles positives, comme le développement de la coopération, de l'engagement, de la motivation. Dans ce module, les encadrants et managers apprennent une méthode efficace et éprouvée pour anticiper les problèmes et assurer des bonnes relations : recueillir les faits, analyser et décider, mettre en œuvre les mesures et vérifier les résultats. Le principe repose sur : De bonnes relations procurent de bons résultats; de mauvaises relations, de mauvais résultats.

Les bénéfices observés de la pratique « Job Relations » sont : le développement de productivité, la baisse de l’absentéisme et des risques psychosociaux, un meilleur climat et état d’esprit et un meilleur taux de rétention des collaborateurs.

Le programme « Job Methods » permet d’améliorer un processus de production, services, d’ingénierie en optimisant les ressources disponibles. La finalité de cette formation est de permettre aux équipes de produire plus en moins de temps, tout en disposant d’une meilleure utilisation du temps disponible des salariés, des équipements et du matériel.

Les participants, encadrants et managers, apprennent comment décomposer les tâches en éléments essentiels. Chaque détail est questionné de façon systématique afin de générer des idées d’amélioration.

De nouvelles méthodes sont développées en éliminant, combinant, réarrangeant et simplifiant les étapes du processus. Les champs d’amélioration sont significatifs et concernent principalement la réduction des coûts par des gains de productivité, l’augmentation des cadences et l’optimisation des process de travail.

Le programme « Problem Solving » permet aux managers de proximité de résoudre les problèmes opérationnels et de prendre les bonnes décisions avec leurs équipes.

La résolution de problème est logiquement l’étape suivante pour une organisation qui après avoir mis en place les premiers modules Training Within Industry souhaite passer au niveau supérieur. Elle intègre les 3 premiers modules dans une méthodologie en 4 étapes : Isoler le problème, Construire la solution, Corriger le problème, Vérifier et évaluer les résultats.

Le but de ce module est d’apporter aux équipes de managers et d’encadrants, un niveau supérieur de compétences en résolution de problèmes.

Le programme « Job Safety » permet aux managers de proximité de prendre les mesures et mener les actions nécessaires pour éviter les accidents.

Basé sur le modèle Training Within Industry, en lien avec les compétences acquises dans les 3 modules, ce module met l’accent sur la santé et la sécurité. Le programme « Job Safety » fournit aux managers et aux encadrants, une structure qui engage les collaborateurs à identifier les risques et à les éliminer au regard des connaissances et compétences acquises.

Conçu au Japon, ce module Job Safety ne fait pas partie du programme initial. Cependant, la méthode s’est adaptée aux exigences actuelles et la sécurité au travail joue aujourd’hui un rôle prépondérant dans les entreprises.

Le module Job Safety a pour objectif de créer un environnement de travail sûr en formant les managers aux bonnes méthodes. Dans cette formation, les participants apprennent une méthode d’analyse des chaînes d'événements responsables d’accidents et de situations à risque. Les causes principales sont identifiées et solutionnées pour « briser la chaîne du risque ».

Le module « Job Safety » met également l’accent sur les relations entre encadrants et employés. Elles jouent un rôle central dans la sécurité et dans la mise en place d’un environnement responsabilisant.

S’inspirant de la méthode originale de Charles Allen, les programmes Training Within Industry utilisent la philosophie du Learning-by-doing, c’est-à-dire l’apprentissage par l’expérience. Le programme s’appuie sur le principe éprouvé de Charles Allen, le processus en 4 étapes simples, claires et faciles à mettre en place : Préparer, Présenter, Appliquer et Tester.

Pour s’assurer de la validité du Learning-by-doing, chaque module est divisé en 5 sessions de 2 heures. À l’issue de la session de la journée, les participants retournent sur leur lieu de travail pour utiliser directement la technique abordée le matin. Ils choisissent des situations issues de leur quotidien pour échanger et s’entraîner lors des prochaines sessions.

Cette mise en application immédiate est un excellent moyen pour valider les acquis de la méthode Training Within Industry. Pour améliorer l’efficacité et la mémorisation des programmes, les formations s’adressent uniquement à des petits groupes (6 à 8 participants). Lors de la formation, les formateurs agréés s’assurent que les méthodes sont bien retenues et mises en œuvre directement. De nombreuses études attestent que l’efficacité et la mémorisation des formations Training Within Industry augmentent significativement dès lors que les contenus sont mis en œuvre immédiatement sur de réels problèmes ou projets. Les sessions en petit groupe permettent à chacun d’être impliqué et d’assurer ainsi le succès du programme. L’environnement de formation doit toujours être confidentiel, convivial et bienveillant.

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