Gouvernance informationnelle

La gestion des enregistrements concerne la création, la conservation, le stockage et l'élimination des enregistrements. Un enregistrement peut être un objet physique, tangible ou des informations numériques telles qu'une base de données, des données d'application et un courrier électronique. Le cycle de vie était historiquement considéré comme le point de création jusqu'à l'élimination éventuelle d'un document. C'est ce qu'on appel aussi le cheminement des données ou le cheminement de l'information. Alors que la génération de données a explosé au cours des dernières décennies et que les réglementations et les problèmes de conformité ont augmenté, la gestion traditionnelle des documents n'a pas réussi à suivre le rythme.

Nous sommes dans l'époque des données massive. Une plate-forme plus complète de gestion des enregistrements et des informations est devenue nécessaire pour traiter toutes les phases du cycle de vie, ce qui a conduit à l'avènement de la gouvernance de l'information[6].

En 2003, le ministère de la Santé d'Angleterre a introduit le concept de gouvernance de l'information à grande échelle dans le National Health Service, en publiant la première version d'un outil d'évaluation des performances en ligne avec des conseils complémentaires. Le NHS IG Toolkit [7] c'est-à-dire le programme de gouvernance informationnelle de l'agence nationale du système de santé est maintenant utilisé par plus de 30 000 NHS et organisations partenaires, soutenu par une plate-forme d'apprentissage en ligne avec quelque 650 000 utilisateurs.

En 2008, ARMA International a introduit les principes généralement reconnus de tenue de registres®, ou «les principes» [8] et le modèle de maturité de la gouvernance de l'information appelé «les principes»[9]. «Les Principes» identifient les caractéristiques essentielles de la gouvernance de l'information. À ce titre, ils s'appliquent à toutes les tailles d'organisations, dans tous les types d'industries et dans les secteurs privé et public. Les organisations multinationales peuvent également utiliser les «Principes» pour établir des pratiques cohérentes dans diverses unités commerciales. ARMA International a reconnu qu'une déclaration claire des «Principes de tenue de registres généralement acceptés» («Les principes») guiderait:

• Les PDG pour déterminer comment protéger leurs organisations dans l'utilisation des actifs informationnels;
• Les législateurs dans l'élaboration de lois destinées à responsabiliser les organisations; et
• Les professionnels de la gestion des documents dans la conception completes et efficaces de programmes de gestion des documents .

La gouvernance de l'information va au-delà de la conservation et de l'élimination pour inclure la confidentialité, les contrôles d'accès et d'autres problèmes de conformité. Dans le cadre de la découverte au sens d'un processus juridique, c'est-à-dire une découverte ou une enquête juridique électronique ou ayant recours à du stockage électronique, les données pertinentes sous la forme d' informations stockées de façon électronique sont recherchées par des avocats et autres acteurs du droit et placées en scellé ou dans tout autre lieu de stockage sécurisé et réglementé.

IG inclut la prise en compte de la manière dont ces données sont conservées et contrôlées pour la découverte légale électronique, c'est-à-dire l'enquête légale électronique et fournit également une plate-forme pour une disposition et une mise en conformité. De plus, les métadonnées accompagnent souvent les données stockées de façon électronique et peuvent être d'une grande valeur pour l'entreprise si elles sont stockées et gérées correctement.

Avec toutes ces considérations supplémentaires qui vont au-delà de la gestion traditionnelle des enregistrements, GI (Gouvernance informationnelle) est apparue comme une plate-forme permettant aux organisations de définir des politiques au niveau de l'entreprise, dans plusieurs juridictions. GI prévoit également l'application de ces politiques dans les différents référentiels d'informations, de données et d'enregistrements.

Une coalition d'organisations connue sous le nom de modèle de référence de découverte électronique (MRDE), qui a été fondée en 2005 pour résoudre les problèmes liés à la découverte électronique et à la gouvernance de l'information, a ensuite développé, dans le cadre de l'un de ses projets, une ressource appelée modèle de référence de gouvernance de l'information (MRGI)[10]. En 2011, le MRGI, en collaboration avec ARMA International, a publié un livre blanc qui décrit comment le modèle de référence de gouvernance de l'information (MRGI) complète les principes généralement reconnus de tenue de registres d'ARMA International («les principes») [11] Le MRGI illustre la relation entre les principales parties prenantes et le cycle de vie de l'information et met en évidence la transparence requise pour permettre une gouvernance efficace Mise à jour IGRM v3.0: les responsables de la confidentialité et de la sécurité en tant que parties prenantes[12].

En 2012, le Conseil de la conformité, de la gouvernance et de la surveillance (CCGS) a développé le modèle de maturité du processus de gouvernance de l'information, ou (MMPGI)[13]. Le modèle décrit 13 processus clés dans la découverte électronique (découverte électronique) et la gestion de l'information . Chaque processus est décrit en termes d'un niveau de maturité de un à quatre - complètement manuel et ad hoc à des degrés plus élevés d'intégration de processus entre les fonctions et l'automatisation[14]. En 2017, il a été mis à jour pour mettre l'accent sur les questions juridiques, de confidentialité, de sécurité de l'information, de sécurité du cloud [15] et de l'évolution des préoccupations en matière de confidentialité des données, y compris l'impact du règlement général sur la protection des données (RGPD) (UE)[13] .

Dans le passé, les gestionnaires de documents possédaient la gestion des enregistrements, peut-être au sein d'un service de conformité d'une entreprise. Afin de résoudre les problèmes plus larges liés à la gestion des documents, plusieurs autres intervenants clés doivent être impliqués. Les services juridiques, informatiques et de conformité ont tendance à être les services qui touchent le plus la gouvernance de l'information, bien que d'autres services puissent certainement rechercher une représentation. De nombreuses entreprises créent des comités de gouvernance de l'information pour s'assurer que tous les constituants nécessaires sont représentés et que toutes les questions pertinentes sont traitées[16].

Pour traiter la conservation et l'élimination, des applications de gestion des enregistrements et de gestion de contenu d'entreprise ont été développées. Parfois, des moteurs de recherche détachés ou des outils de définition de politiques locaux ont été créés. Ceux-ci étaient souvent employés au niveau départemental ou divisionnaire; les outils étaient rarement utilisés dans toute l'entreprise. Bien que ces outils aient été utilisés pour définir des politiques, ils n'avaient pas la capacité de les appliquer. La surveillance du respect des politiques était de plus en plus difficile. Étant donné que la gouvernance de l'information aborde bien plus que la gestion des documents traditionnelle, plusieurs solutions logicielles ont vu le jour pour inclure le vaste éventail de problèmes auxquels sont confrontés les gestionnaires de documents.

Les autres outils disponibles incluent:

• Modèle de mise en œuvre de la gouvernance internationale de l' [17]
• Principes de tenue de registres généralement reconnus par l'ARMA
• Modèle de maturité du processus de gouvernance de l'information du CGOC [18]
• Modèle de référence de gouvernance de l'information (IGRM) EDRM [19]
• Boîte à outils de gouvernance de l’information du NHS [20]

Les réglementations et les lois qui aident à définir les politiques d'entreprise sont essentielles à l'IG. Certains de ces règlements comprennent:

• Le Foreign Account Tax Compliance Act, ou FATCA [21]
• Norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement ou conformité PCI [22]
• Loi sur la transférabilité et la responsabilité de l’assurance maladie, ou HIPAA [23]
• Loi de 1999 sur la modernisation des services financiers ou GLBA [24]
• Loi Sarbanes – Oxley de 2002, ou Sarbox ou SOX [25]
• Règles fédérales de procédure civile
• Règlement général sur la protection des données, ou RGPD
• California Consumer Privacy Act ou CCPA [26]

• Règlement général sur la protection des données
• Directive NIS

• Loi sur la protection des données 2018
• Règlement général sur la protection des données - Le RGPD sera intégré directement dans le droit national immédiatement après la sortie du Royaume-Uni de l'Union européenne
• Règlements NIS - La directive NIS de l'UE a été transposée en droit britannique par le DCMS, en mai 2018, via les règlements NIS[27].

• MoReq2 [28]
• MoReq2010 [29]
• Information et documentation ISO 15489 - Gestion des enregistrements [30]
• DoD 5015.2 ou Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications [31]