Gestion électronique des documents

Les documents sont importés dans les GED soit manuellement soit automatiquement. Manuellement, les possibilités sont :

• le glisser/déposer du fichier électronique
• le parcours d'arborescence et la fonction d'import de fichiers
• la possibilité d'utiliser la commande native Windows "enregistrer-sous" lorsque la GED peut être vue comme un répertoire réseau, ce qui permet notamment d'enregistrer directement dans la GED tout document, y compris des téléchargement internet par exemple (documentations utiles, factures..)

Les fonctionnalités d'import automatique sont plus variées :

• import automatique de tous les documents déposés dans un (ou plusieurs) répertoires (parfois avec une notion de filtre sur le nom ou le type de document). C'est ce procédé qui est le plus souvent utilisé en lien avec un scanner réseau pour récupérer sous format électronique les scans des documents papiers.
• import automatique depuis un ou des adresses mails soit de la totalité du mail, soit simplement du texte, soit simplement des pièces-jointes, soit du texte et des pièces jointes sous forme séparées mais souvent liées
• via des connecteurs avec des sites webs permettant de collecter par exemple de manière automatique les factures des fournisseurs les laissant à disposition sur leur site
• via des connecteurs à des systèmes spécifiques comme en France le système CHORUS PRO pour les factures des collectivités
• en connectant la GED à des systèmes informatiques externes comme des lecteurs réseau, des solutions d'hébergement cloud (drive); des ERP, des bases de données...

Dans le cas de l'intégration de documents papier, et sous réserve de bien décrire les processus de dématérialisation, les documents en papier peuvent ensuite être détruits (soit parce qu'ils n'ont pas d'intérêt, soit parce que la valeur probatoire des copies électroniques est certaine) ou archivés. Attention cependant, pour ce qui est des archives publiques, la copie électronique de document n'autorise pas obligatoirement sa destruction ;

Les documents peuvent être organisés au sein de la GED soit dans une arborescence (faible plus value) soit au travers d'un système d'index (également appelé méta données). C'est ce type de système que nous connaissons tous pour la description des morceaux de musique (artiste, compositeur, album, année, genre...). Il s'agit d'un corpus de mots décrivant le contenu du document et qui lui sont associés. L'immense avantage d'un système par index est qu'il permet une présentation des documents propres à chaque besoin (voir tous les morceaux de tel artiste, ou tous les morceaux de tel genre,...) ce qu'un système d'arborescence ne permet pas par nature.

L'indexation permet également de catégoriser voir de décrire plus facilement des images ou des vidéos.

L'un des enjeux majeurs actuels face à la masse de documents traités est l'automatisation des tâches.

En matière de GED, l'indexation automatique des documents permet de simplifier leur catégorisation et/ou d'en extraire des données pertinentes et utiles pour d'autres systèmes.

Souvent, une GED peut intégrer ou être complétée d'un outil de LAD/RAD (Lecture Automatisée de Documents/ Reconnaissance Automatisée de Documents). Ces outils vont reconnaitre dans une typologie de documents structurés donnée, typiquement les factures, quel est le type précis (pour les factures le fournisseur), c'est la RAD; ensuite, la solution va appliquer des règles de reconnaissance des données propres au type (le fournisseur ici) détecté et ainsi extraire par exemple pour les factures : SIRET, fournisseur, date de la facture, date de paiement, numéro de facture, montants HT,TTC, TVA, totaux voire par ligne, etc... Ces données pourront servir d'index (on pourra retrouver ainsi les factures de tel fournisseur, dans telle période de temps, et tel intervalle de montants ou contenant tel "mot clé") et pourront également être exportées, mises à disposition ou transmises à des systèmes tiers comme un solution de comptabilité.

L'analyse des contenus non structurés (en anglais Content analytics ou Content analysis) permet de passer de la gestion à la valorisation des documents. L'analyse de contenu consiste à extraire de cette masse d’information une forme compréhensible et intelligible d’information. L’analyse syntaxique, sémantique et morphologique des contenus[1] et la réconciliation sont alors possibles en prenant en compte l’identification des exceptions. Le résultat de ce travail ne serait pas audible sans la mise en œuvre de systèmes de représentation qui permettent une navigation progressive et multidimensionnelle dans la connaissance extraite. Les solutions d'analyse de contenus numériques proposent cette valorisation. La transformation des documents en indicateurs, d’indicateurs en tendances, de tendances en situations, de situations en décision, représente l’enjeu du marché du Content Analytics.

Les solutions les plus élaborées intègrent également des capacités dites d'Intelligence Artificielle. Celles-ci peuvent permettre :

• de comprendre l'indexation manuelle réalisée par les utilisateurs pour suggérer les index pour les documents similaires suivants
• de détecter des caractères spécifiques et importants de certains documents notamment les documents devant être classés comme confidentiels ou bien de documents intégrants des données personnelles au sens du RGPD.

Les solutions de GED intègrent désormais toutes des circuits de validation ou workflow qui consistent à faire passer un document par différentes étapes auprès de différents utilisateurs ou groupes d'utilisateurs qui peuvent dès lors les valider.

Contrairement à un processus papier, les processus électroniques sont d'une part beaucoup plus rapide, la rencontre physique entre le document et le valideur n'étant plus nécessaire, et les étapes étant enchainées automatiquement, et d'autre part beaucoup plus fiable en ne pouvant pas être détournés si les solutions sont assez robustes et en étant en règle générale totalement traçables.

Selon les solutions, la définition des workflows est plus ou moins avancés entre l'utilisation de simples tampons "validé", "refusé"... , et des descriptions complètes, conditionnelles, avec des notions de durée, d'étapes sous étapes, retour en arrière, fonctionnement en cas d'absence, etc.

Avec une solution avancé, n'importe quel processus de fonctionnement peut être décrit, que ce soit un simple processus de validation d'un document interne (élaboration d'une plaquette, ...) ou de validation très complexe de process qualité par exemple, en passant évidemment par la validation du paiement de factures.

Le workflow lié à la validation d'un document est paramétrable et prend en compte les droits d'accès et les profils des utilisateurs du système ; il agit le plus souvent sur le statut, la version et la visibilité du document.

Les solutions de GED permettent nécessairement de diffuser les documents vers l'extérieur. Selon les solutions et leur structure, les fonctionnalités peuvent être assez différents sur ce point. Voici les différents systèmes de diffusions rencontrés :

• envoi de document par lien hypertexte pointant sur la base (nécessite ou pas une licence utilisateur, lien éventuellement traçable)
• envoi de documents par mail, à l'unité mais aussi en masse
• envoi par courrier en éditique
• envoi via des solutions spécifiques comme CHORUS Pro en France pour les factures destinées aux collectivités
• envoi vers un coffre-fort numérique pour les bulletins de salaire
• envoi pour signature électronique

Il est parfois possible d'envoyer facilement un lot de documents (par exemple des factures) via CHORUS Pro si le destinataire est un établissement public, et sinon par mail si une adresse mail est renseignée ou à défaut par courrier, fonction des indexs des documents.

La difficulté à localiser un document est probablement un des enjeux les plus basiques, transversaux et chronophages au sein des organisations. 46% des salariés trouvent qu'il est parfois ou souvent difficile de trouver le document qu'ils recherchent. En moyenne, il faut 18 minutes pour localiser un document ; un employé passe selon les sources 7,5 heures par semaine[2]  à 8,8 heures par semaines, 1,8 heure par jour. Une GED facilite grandement la recherche des documents en intégrant un moteur de recherche plus ou moins puissant mais généralement toujours basé notamment sur une recherche dite plein-texte des documents en son sein (recherche sur n'importe quel mot ou expression contenue dans les documents). La plupart des solutions mettent en surbrillance le mot ou expression recherchée dans les résultats de recherche proposés. En outre, les solutions avancées offrent une détection de doublon, a posteriori (alerte après dépose, système peut efficace et assez chronophage) ou en amont (alerte au moment de déposer le document) limitant les résultats de recherche pouvant apparaître et la multiplicité des versions des documents. La capacité à proposer une visualisation des informations sous forme d'arborescence spécifique à chaque corps de métier permet également de faciliter l'acccès à l'information à tous.

Selon une étude serdaLAB, l'amélioration de l'accès à l'information et le partage des informations sont les principales motivations dans les projets de gestion électronique de documents.

Les prémices de la GED peuvent être perçus dès les années 1940 et années 1950.

Vannevar Bush imagine en 1945 les bases d'une machine, appelée le Memex, permettant d'archiver, de lier, d'annoter des documents multimédia[3], préfigurant la GED et les liens hypertexte. Suzanne Briet pose en 1951 les premiers fondements de l'indexation par la production de métadonnées documentaires : elle décompose livre en unités plus élémentaires, et introduit la notion de « documents seconds » et de contenu « inter-documentaire ». De plus, elle considère qu'un document est un « objet qui informe quelle que soit sa forme matérielle »[4].

Le terme de GED apparaît dans les années 1980 pour désigner l'informatisation de la recherche de documents imprimés au sein de collections[5]. Michael Buckland montre notamment l'impact de l'ordinateur sur la gestion des bibliothèques et la recherche d'information[6].

Les premières bases des outils de gestion électronique de documents apparaissent à la fin des années 1980 et dans les années 1990[7].

En 1995, le premier logiciel à avoir été développé pour la GED fut dénommé Taurus[8]. Ce logiciel documentaire, créé pour les besoins de la documentation technique, présente aussi la particularité d’avoir été le premier logiciel directement développé sous Windows ; auparavant les logiciels étaient développés sous MS-DOS. Il fut inventé par Jacques Guérin. Un des plus grands projets mis en place grâce au logiciel Taurus consistait en la numérisation, le classement, le stockage et l'archivage des 740 000 documents composant les registres d’état civil de la mairie de Bordeaux. L'étape de dématérialisation des registres dura 6 mois et coûta plus de 3,5 millions de francs[9]. Elle permit de sauvegarder les documents originaux et d'améliorer la recherche des informations contenues dans ces registres.

L'APROGED, qui regroupait les éditeurs de GED en France a été mise en liquidation judiciaire le 2/10/2015[12].