Capitalisation des connaissances
La capitalisation sur les connaissances vise à sauvegarder les connaissances acquises et détenues par les collaborateurs dans la pratique quotidienne de leur activité, principalement les savoir-faire et les retours d'expérience.
Description
Les connaissances sont explicitées puis formalisées. Elles sont ensuite mises à disposition dans un livre de connaissances ou dans un système informatique de gestion de connaissances. Elles peuvent ainsi être exploitées, valorisées par d'autres collaborateurs.
Ces actions de capitalisation Ă©vitent de perdre des connaissances :
- lors du départ d'experts ou de spécialistes (turn-over, départ à la retraite, fin de contrats de sous-traitants et d'intérimaires…) ;
- avec le temps, les connaissances acquises sur des projets et oubliées…
De plus, elles facilitent la formation d'un nouveau salarié.
Ă€ noter : on dit capitaliser sur les connaissances et non capitaliser les connaissances car les connaissances ne sont pas un objet. Voir Gestion des connaissances.
Histoire
La recherche sur la capitalisation des connaissances a été propulsée par les recherches d'Ikujiro Nonaka sur la gestion des connaissances. Dans un article de 1990, Nonaka a décrit comment la transformation de connaissances tacites peut créer une nouvelle valeur pour les organisations[1]. Nonaka a décrit la façon dont la méthode de pétrissage de la pâte d'un boulanger a été étudiée et intégrée dans une nouvelle machine à pain pour la Matsuhika Electric Co.[1]. Son travail a contribué à populariser le concept de connaissance tacite, en augmentant son utilisation dans les cercles académiques[2].
Le terme de capitalisation des connaissances est devenu plus largement utilisé au milieu des années 1990, lorsque des méthodes ont commencé à être développées pour saisir les connaissances tacites et les exploiter dans un cadre organisationnel[3]. Au fil du temps, différentes méthodes ont été développées pour la capitalisation des connaissances dans les organisations, la gestion des connaissances étant devenue plus courante dans les milieux universitaires et professionnels.
Organiser la capitalisation
La procédure de capitalisation est spécifique à chaque entreprise. Elle définit, pour chaque étape du cycle de vie d'une connaissance et selon le type de connaissance, qui intervient, quand et comment.
- Identification, repérage et incitation : par des animateurs
- Recueil, formalisation des connaissances ; faites selon 2 démarches distinctes :
- Capitalisation conduite par un cogniticien : celui-ci conduit les entretiens de recueil auprès des experts et formalise les connaissances. Le résultat est validé par les experts interviewés.
- L'auto-capitalisation par les collaborateurs eux-mĂŞmes : chaque collaborateur formalise lui-mĂŞme ses connaissances.
- Validation
- Consolidation ; selon le cas par des responsables du domaine de connaissances ou par un groupe d'experts.
- Mise Ă disposition
- Mise Ă jour des connaissances
Ces actions peuvent être conduites de multiples manières : en continu, lors de jalons projets, lors de retours d'interventions, selon le plan de capitalisation défini dans l'entreprise, etc. Il existe plusieurs méthodes de capitalisation de connaissances tels que
Les types de connaissances
Les connaissances tacites
Les connaissances tacites sont propres à une personne dans un contexte donné [6]. Elles ne sont pas facilement transmissibles verbalement et se construisent à travers la pratique de l'activité [7]. De ce fait, notre niveau de compétence varie grandement selon la tâche qui nous est demandé [8].Ces connaissances sont des façons de faire qu'une personne acquiert au fil du temps, cela peut aussi bien être des croyances qu'une routine de travail [9].Les connaissances tacites se divisent en trois catégories.
- La connaissance somatique est apprise par l'interaction physique avec un objet[10]. Un employé d'usine travaillant sur une machine va intégrer une façon de faire spécifique dans son travail. L'engagement physique étant la seule façon d'apprendre, celui désirant apprendre devra copier les mouvements d'une personne expérimentée[9].
- La connaissance contingente est un ensemble de cas qui peuvent être différenciés les uns des autres selon leur niveau tacite[10]. Ces cas plus ou moins discrets sont facile à codifier si la personne peut ou souhaite l'expliquer[10]. Mettre des guillemets pour chercher un terme exact dans un moteur de recherche est une connaissance tacite si la personne le fait sans savoir pourquoi. Malgré cela le processus peut facilement être expliqué et devenir une connaissance explicite.
- La connaissance collective est propre à une équipe, un groupe ou une nation. Elle est apprise par une personne lorsque celle-ci prend part aux activités du groupe[11]. Elle nous permet d'évoluer dans notre milieu ou encore d'avoir le jugement d'évaluer la situation afin de briser les règles pour le bon fonctionnement du groupe[12].
Les connaissances explicites
Les connaissances explicites sont communicables grâce à une langue ou un langage rationnel, nous pouvons trouver cette information dans des manuels, des cours et tout autre matériel visant un partage d'information[7]. Dans une entreprise, ces connaissances sont le résultat de la capitalisation des connaissances tacites d'un employé. Une fois consignées, les connaissances devenues explicites permettent à une organisation de partager l'information aux autres membres par des journées de formation, des cours ou encore grâce à un livre numérique où les connaissances de l'entreprise sont consignées.
Notes et références
- (en) Nonaka, Ikujiro, « The Knowledge-Creating Company », Harvard Business Review, vol. 85, nos 7/8,‎ (lire en ligne, consulté le )
- (en) Ikujiro Nonaka et Georg von Krogh, « Tacit Knowledge and Knowledge Conversion: Controversy and Advancement in Organizational Knowledge Creation Theory », Organization Science, vol. 20, no 3,‎ , p. 635-6 (ISSN 1047-7039)
- Jean-Louis Ermine, Mathias Chaillot, Boris Charreton et Philippe Bigeon, MKSM, a method for knowledge management, Wurzberg, Ergon Verlag, , 288-302 p. (ISSN 1432-3516), « Knowledge Management Organization, Competence, and Methodology : Proceedings of the Fourth International ISMICK Symposium, 21-22 October 1996, Rotterdam, Netherlands »
- « i2Kn - Intelligence To Knowledge Network », sur I2KN (consulté le )
- « MeetSYS - Cabinet d'expertise sur l'application de la théorie TRIZ pour conduire l'innovation. | », sur meetsys.com (consulté le )
- Morten T. Hansen, Nitin Nohria et Thomas Tierney, « What's Your Strategy for Managing Knowledge? », Harvard Business Review, vol. 77, no 2,‎ , p. 108 (lire en ligne, consulté le )
- (en) Carl Frappaolo, Knowledge management, Angleterre, Capstone : publishing, , 131 p. (ISBN 9781907312175, DOI 10.1002/9781907312175, lire en ligne), p. 10
- (en) Rodrigo Ribeiro, « Tacit knowledge management », Phenomenology and the Cognitive Sciences, vol. 12, no 2,‎ , p. 342 (ISSN 1572-8676, DOI 10.1007/s11097-011-9251-x, lire en ligne, consulté le )
- Michel Grundstein « De la capitalisation des connaissances au renforcement des compétences dans l'entreprise étendue » () (lire en ligne)
—1er colloque du groupe de travail Gestion des compétences et des Connaissances en Génie Industriel - (en) Rodrigo Ribeiro, « Tacit knowledge management », Phenomenology and the Cognitive Sciences, vol. 12, no 2,‎ , p. 343 (ISSN 1572-8676, DOI 10.1007/s11097-011-9251-x, lire en ligne, consulté le )
- Martin Spraggon et Virginia Bodolica, « Collective tacit knowledge generation through play: Integrating socially distributed cognition and transactive memory systems », Management Decision, vol. 55, no 1,‎ , p. 120 (ISSN 0025-1747, DOI 10.1108/MD-05-2015-0173, lire en ligne, consulté le )
- (en) Rodrigo Ribeiro, « Tacit knowledge management », Phenomenology and the Cognitive Sciences, vol. 12, no 2,‎ , p. 344 (ISSN 1572-8676, DOI 10.1007/s11097-011-9251-x, lire en ligne, consulté le )