Secrétariat

Secrétaire dactylographe en 1951.

Depuis la Renaissance jusqu'à la fin du XIX^e siècle, certains hommes qui prennent le titre de secrétaire sont engagés pour tenir la correspondance quotidienne et les activités de personnages de haute stature sociale.

Progressivement le terme s'applique à des fonctions plus nombreuses et variées, ce qui conduit à donner des titres composés afin de spécifier divers travaux de secrétariat, tels que Secrétaire général ou secrétaire financier (en). Le terme simple de « secrétaire » reste alors en usage, soit comme abréviation lorsque le contexte de la fonction est sans ambiguïté, soit pour désigner un poste relativement modeste.

À la fin du XIX^e siècle, le capitalisme se développe : les industries grandissent en taille, les boutiques deviennent des grands magasins, les grandes compagnies bancaires et d'assurance se développent, ce qui nécessite des bureaux administratifs plus importants avec notamment le secrétariat qui est assuré par des hommes[1].

En Grande-Bretagne, Sir Isaac Pitman invente en 1837 une sténographie phonétique qui vise initialement à des objectifs d'éducation des masses. La sténographie vulgarisée vers 1870 a pour objectif d'apprendre à lire et écrire. Se généralisant pendant la Belle Époque, elle devient une technique de prise de notes, se diffusant dans le monde commercial. Au même moment, le métier de sténographe se féminise[2].

Avec la diffusion de la machine à écrire, la sténographie se voit concurrencée par la sténotypie. La dactylographie devient ainsi l'apanage des femmes, veuves ou jeunes filles bien élevées, issues à l'origine de la classe moyenne ou de la petite bourgeoisie puis de milieu populaire avec l'essor de la profession entre les deux grandes guerres qui voit les femmes se saisir de ces innovations[1].

Une secrétaire , une assistante administrative , une assistante de direction , une assistante de programme ,  une assistante de projet , une secrétaire personnelle ,  ou une autre personne portant un titre similaire est une personne dont le travail consiste à soutenir la direction , y compris les cadres, en utilisant une variété de gestion de projet , de programme compétences en évaluation , en communication et/ou en organisation dans le domaine de l'administration . Il existe un large éventail d'expériences de travail réalisables dans le domaine du soutien administratif, allant destages , niveaux d'entrée , associés, niveaux junior, intermédiaire et supérieur avec des postes dans presque tous les secteurs, en particulier parmi les carrières de cols blancs .

Certains secrétaires, assistants administratifs ou assistants de direction de haut niveau dans les tranches salariales de niveau associé, junior, intermédiaire et supérieur ou ceux occupant un poste de débutant nécessitant des connaissances spécialisées de préférence ou explicitement acquises par le biais d'un baccalauréat (par exemple BA , BS , BBA ), une maîtrise (par exemple MA , MS , MBA , MPP , MPA , MPH , MLIS ) ou même un doctorat (par exemple JD ), dans un domaine pertinent à l'industrie de l'organisation sont des secrétaires spécialisés qui assistent généralement cadres supérieurset/ou participer activement au travail de l'organisation en participant concrètement à la production de produits livrables . Certains autres postes tels que les assistants législatifs , les parajuristes , les greffiers judiciaires , les greffiers du tribunal , les assistants médicaux et les scribes médicaux qui nécessitent un baccalauréat, une maîtrise ou un doctorat pour exercer, ont occupé des fonctions identiques à celles des secrétaires spécialisés et vice versa où les secrétaires spécialisés ont pris en charge certaines des tâches de recherche et de tenue de dossiers des cadres qu'ils assistent, comme travailler sur des livrables ou effectuer des tâches professionnelles similaires.

Les fonctions d'un assistant personnel peuvent être entièrement exercées pour aider un autre employé ou peuvent être au profit de plusieurs. Dans d'autres situations, un secrétaire est un dirigeant d'une société ou d'une organisation qui s'occupe de la correspondance , admet de nouveaux membres et organise des réunions et des événements officiels. Cependant, ce rôle ne doit pas être confondu avec le rôle d'un secrétaire de direction , secrétaire de cabinet tel que les membres du cabinet qui portent le titre de "secrétaire", ou secrétaire de société , tous qui diffèrent d'un assistant administratif.

Une secrétaire, également appelée assistante personnelle (AP) ou assistante administrative , peut avoir de nombreuses tâches administratives. Le titre de «secrétaire» n'est plus utilisé aussi souvent qu'au cours des décennies passées et les responsabilités ont évolué en réponse à l'ère technologique, nécessitant des connaissances dans des logiciels tels que la suite d'applications Microsoft Office . Les tâches peuvent varier selon la nature et la taille de l'entreprise ou de l'organisation et peuvent inclure la gestion des budgets, la tenue de livres, la participation aux appels téléphoniques, la gestion des visiteurs, la maintenance des sites Web, les préparatifs de voyage, la planification d'événements ., et préparer les notes de frais. Les secrétaires peuvent également gérer tous les détails administratifs de l'organisation d'une conférence ou d'une réunion de haut niveau et être responsables de l'organisation de la restauration pour un déjeuner de travail. Souvent, les cadres demandent à leur assistant de rédiger les procès-verbaux des réunions et de préparer les documents de réunion pour examen.  En plus des procès-verbaux, le secrétaire peut être responsable de la tenue de tous les registres officiels d'une entreprise ou d'un organisme.  Une secrétaire est également considérée comme un "chef de bureau".

Aujourd'hui, de nombreuses secrétaires effectuent également des recherches , des séances d'information, rédigent des notes de service, rédigent du contenu , gèrent la gestion de projet , l'évaluation de programme , la gestion des parties prenantes , les tâches de service à la clientèle , conçoivent et maintiennent les systèmes de bureau, y compris la gestion et le classement des données , effectuent des recherches de fond et présentent les résultats, produisent des documents tels que des livres blancs et de la littérature grise , réaliser des projets spécifiques, assumer certaines responsabilités de gestionnaire, s'impliquer dans les processus décisionnels, gérer des tâches de relations publiques et/ou de logistiqueet l'approvisionnement ainsi qu'un large éventail d'autres tâches liées à leur industrie spécifique. Les secrétaires dans certains domaines peuvent être tenus d'avoir des connaissances professionnelles approfondies. Par conséquent, les fonctions de ces assistants peuvent être plus spécialisées. Par exemple, les assistants administratifs juridiques, également connus sous le nom de secrétaires juridiques , peuvent avoir besoin d' avoir une compréhension approfondie de la terminologie juridique et du droit procédural . rédiger des motions de procédure et autres mémoires juridiques de routine; les assistants législatifs devraient être formés en sciences politiques ou dans d'autres domaines d'études adjacents et savoir comment surveiller la législation en attente , effectuer des recherches , des analyses législatives, des recherches législatives, des recherches juridiques, des analyses de politiques , rédiger des lois, donner des conseils et des conseils et faire des recommandations ; tandis que les assistants médicaux et les scribes médicaux devraient bien connaître les sciences de la santé , la politique de santé , la santé publique , les relations avec les compagnies d'assurance maladie et la lecture de rapports médicaux.

Dans une entreprise, de nombreuses descriptions de poste se chevauchent. Cependant, alors que l'assistant administratif est un terme générique, n'impliquant pas nécessairement de travailler directement pour un supérieur, une secrétaire est généralement la personne clé pour toutes les tâches administratives, et souvent appelée « gardienne ». D'autres titres décrivant des emplois similaires ou chevauchant ceux du secrétaire traditionnel sont Coordonnateur de bureau, Adjoint exécutif, Gestionnaire de bureau et Professionnel de l'administration.