Registre du personnel
Un registre du personnel (en France) est un registre obligatoire pour toute entreprise où sont consignés tous les mouvements du personnel :
- entrées : personnel en CDI, en CDD, en contrat d'apprentissage, de qualification, alternance ;
- sorties : qu'il s'agisse de démission, de licenciement..
Ce registre doit être tenu à jour en permanence et être susceptible d'être présenté à tout moment à l'inspection du travail.
Ce registre se présente sous la forme d'un cahier, pré-imprimé, disponible dans le commerce ou sous la forme d'un registre informatique (sous réserve qu'il ait préalablement été déclaré à la CNIL dont le récépissé de déclaration doit être également présenté en cas de contrôle. Une exception à cette obligation existe toutefois lorsque ce registre répond aux conditions fixées par la Délibération CNIL n° 2004-097 du 9 décembre 2004.)
Contenu du registre
Ce registre doit comporter les mentions suivantes :
- Nom et prénom du salarié,
- Date de naissance, sexe, copie de la carte de séjour pour les salariés étrangers, joindre éventuellement une copie de la carte de séjour et mentionner le type de document fourni ainsi que les références,
- Fonction et statut du salarié, date d'entrée et de sortie, et type de contrat (qualification, adaptation...).
Les entrées doivent être inscrites en respectant l'ordre d'embauche et conservées durant 5 ans après le départ d´un employé.
Le décret du pris en application de la loi n° 2014-788 du , oblige les entreprises, au titre des conventions de stage conclues à compter du à mentionner le nom du tuteur et le lieu de présence des stagiaire dans le registre unique du personnel.
À noter : le numéro d'inscription au répertoire d'identification des personnes physiques, NIR, appelé fréquemment "Numéro de Sécurité Sociale", ne doit pas figurer au Registre. La CNIL rappelle fréquemment cette règle.
Modification
Cette règle concernant l'indication du NIR n'a pas été reprise par la CNIL.
Voir la Dispense n° 2 - Délibération n°2004-097 du décidant la dispense de déclaration des traitements de gestion des rémunérations mis en œuvre par les personnes morales de droit privé autres que celles gérant un service public parue au J.O. du .
Cette dispense autorise la tenue du registre unique du personnel sous une forme informatisée.
Par ailleurs, le Ministère du Travail indique :
- "- Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre. Si l’employeur choisit d’utiliser d’autres moyens que le support papier - informatiques notamment - ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique des embauches et de façon indélébile. Les mentions relatives à des événements postérieurs à l’embauche sont portées sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent. Les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu’ils répondent aux conditions fixées par la Délibération CNIL n° 2004-097 du . -"
Textes de référence Articles L. 1221-13 à L. 1221-15, L. 8113-6 (supports informatiques) et D. 1221-23 à D. 1221-27 du Code du travail.