Règles pour la description des documents d'archives
Les Règles pour la description des documents d'archives (RDDA) sont les règles générales en usage au Canada permettant d'assurer la cohérence et l'uniformité du processus de description des documents d'archives, quel que soit le niveau de description, en fonction de principes archivistiques tels que le principe de respect des fonds.
Les RDDA ont été créées à partir des RCAA, qui sont les Règles de catalogage anglo-américaines[1]. La première édition, mise au point par le Comité de planification des normes de description, est parue en 1990. Une révision a été effectuée en 2008[2].
Histoire
Avant les RDDA, L’École de bibliothéconomie de l’Université de Montréal et l’Association canadienne des bibliothécaires de langue française avaient publié pour norme les Règles de catalogage anglo-américaine en 1973, version française de l’Anglo-Americain Cataloging Rule de 1967[1].
Entre 1975 et 1985, un mouvement de collaboration se met en place pour créer une structure nationale d’archives qui amorce l’étude de la situation des archives à la suite du rapport Symons rédigé par un groupe de travail sur l’histoire canadienne[2]. Le Comité de planification des normes de description (CNPD) créé en 1985 regroupait l’Association des archivistes du Québec (AAQ) et l’Association of Canadian Archivists (ACA) qui se sont rencontrés pour une première réunion le 16 janvier 1987[3] - [2].
Le Comité sous la responsabilité du Conseil canadien des archives et du Bureau canadien des archivistes a fait paraître la première Règle de description des documents d’archives en 1990[2]. Différents groupes de travail ont été formés pour produire un ensemble de règles pour les fonds d’archives et pour des catégories particulières auxquelles se sont ajoutées plus tard des règles pour tous les types de supports documentaires à tous les niveaux de description[3].
En 1996, le Comité canadien de description archivistique prend la relève et assure désormais la mise à jour des RDDA ce qui amène à l’enrichissement des règles vers une normalisation accrue des descriptions et un meilleur accès aux fonds et aux collections par les usagers des services d’information[3].
En 2001, un désir d'harmoniser les normes de description en Amérique du Nord regroupe le Canada et les États-Unis et forme le Canada-US Task Force on Archival Description (CUSTARD)[3]. Le rapport de 2003, fruit de ce travail conjoint, proposait une révision de la norme canadienne pour la création des RDDA2, après un bon nombre d’années et de divergence d’opinions un consensus est trouvé et une révision voie le jour en 2008[3].
Principes de base
La description archivistique repose sur le principe de respects des fonds, c’est-à -dire que les archives provenant d’une personne physique ou morale ne peuvent pas être mélangés avec des archives d’une autre provenance et qu'elles doivent conserver le mode de classification établie[3]. Ainsi, un fond doit, au préalable, être classifié avant de pouvoir entamer la description, puisque la classification est la base de cette dernière[2].
Les RDDA peuvent, donc, porter sur la description des fonds, des collections, des séries ou des pièces isolées[3]. La description reflète la structure de classification d'une unité archivistique et suit un ordre hiérarchique, dans lequel chaque niveau correspond à un niveau de description[3] :
- Le fonds
- La série
- La collection
- Le dossier
- La pièce
La description à plusieurs niveaux est recommandée pour les ensembles de documents, en allant du général au particulier. Seules les informations pertinentes à un certain niveau de description doivent être données et les relations entre les niveaux doivent être représentées de façon à montrer le lien existant entre eux[3].
Structure des RDDA
Les RDDA se divise en deux parties[3] :
Première partie : Description
Cette partie est composée de 13 chapitres où le premier établi les règles générales de la description et les suivant précises ces règles en fonction des catégories de documents[3] - [4]:
- Chapitre 1 : Règles générales
- Chapitre 2 : Fonds Ă supports multiples
- Chapitre 3 : Documents textuels
- Chapitre 4 : Document iconographiques
- Chapitre 5 : Documents cartographiques
- Chapitre 6 : Dessins d’architectures et dessins techniques
- Chapitre 7 : Images en mouvement
- Chapitre 8 : Documents sonores
- Chapitre 9 : Documents informatiques
- Chapitre 10 : Documents sur microformes
- Chapitre 11 : Objets
- Chapitre 12 : Documents philatéliques
- Chapitre 13 : Pièces isolées
Deuxième partie : Catégories d'accès, les vedettes et les renvois
La deuxième partie traite de la sélection des catégories d'accès et les trois chapitres suivants abordent, quant à eux, la présentation des noms propres, puis le chapitre 26 porte sur les renvois entre les formes de noms[4]. Une annexe finalise cette deuxième partie et porte une attention particulière à l’emploi des majuscules, des abréviations et des chiffres, il contient aussi un glossaire[4].
- Chapitre 20 : Introduction
- Chapitre 21 : Choix d’accès à la description
- Chapitre 22 : Vedettes de personnes physiques
- Chapitre 23 : Nom de lieux
- Chapitre 24 : Vedettes de personnes morales
- Chapitre 26 : Renvois
- Annexes
Les zones de description
Outre les règles générales, la notice descriptive se divise en 9 zones spécifiques qui sont réglementées. Bien que similaires aux zones des RCAA, leur contenu diffère pour s'adapter aux particularités des archives[2] - [4].
Zone du titre et de la mention de responsabilité
Correspond à la règle 1.1 des RDDA. Le titre d'une unité archivistique peut être transcrit, mais s'il est composé, le genre de document est indiqué. Par exemple, au niveau d'une série, la mention « série » débutera le titre[2].
Zone de l'Ă©dition
Correspond à la règle 1.2 des RDDA, elle est utilisée uniquement au niveau de la pièce et elle fait la mention de l'existence de deux ou plusieurs versions ou bien d'une ou plusieurs copies d'un même document[3].
Zone des précisions relatives à la catégorie de documents
La règle 1.3 des RDDA réfère au chapitre pertinent lorsque l'on doit décrire une catégorie particulière de document[3]. [Voir Structure des RDDA].
Zone des dates de création, de publication, de diffusion
La zone 1.4 des RDDA concerne les dates des unités archivistiques. Lorsque le niveau de description porte sur des fonds, des séries ou des dossiers, on transcrit la date de création uniquement[3]. Au niveau de la pièce, on peut indiquer la date de création ou les données concernant le lieu, le nom et la date de publication, de diffusion et de parution[3].
Zone de la collation
La règle 1.5 sert à décrire l'étendue hiérarchique, soit les fonds, les séries, les dossiers et le nombre de pièces ainsi que les catégories de documents compris dans l'unité archivistique[2].
Zone de la collection
La zone 1.6 sert uniquement lorsqu’une pièce contient le nom d’une collection d’un éditeur commercial ou d’un artiste[3].
Zone de la description des documents d'archives
La zone 1.7 des RDDA est en trois parties, d'abord, elle inscrit l'histoire administrative/notice bibliographique donnant des informations sur le contenu, l'histoire, le transfert de propriété et de conservation, puis la section portée et contenu qui fournit le contexte, la structure interne du fonds et les types de documents qu'il contient[2].
Zone des notes
La règle 1.8 des notes renseigne sur les différents aspects de la description qui n’a pas pu être indiquée dans les autres zones, elle contient aussi les informations pour la gestion des fonds d’archives[2].
Zone du numéro normalisé
La zone 1.9 est utilisée au niveau de la pièce seulement pour consigner le numéro international normalisé à cette pièce, soit l'ISBN ou pour les séries (ISSN)[3].
Chaque zone indique la source d'information Ă utiliser; une information provenant d'une autre source doit ĂŞtre mise entre crochets.
Pour ce qui est des zones de titre et mention de responsabilité, d'édition, de dates de création (ou de publication, de diffusion) et de la zone de collection, l'information est transcrite dans la langue de l'unité observée.
L'information est reproduite telle qu'elle apparaît sur le document, même s'il s'y trouve une inexactitude ou une graphie fautive. Dans un tel cas, l'erreur peut être signalée en inscrivant « [sic] » à la suite de celle-ci.
Tout comme pour la norme ISBD, les zones, à l'exception de la première, sont précédées d'une ponctuation particulière : un point et un tiret, précédé et suivi d'un espace (. – )[3].
Structure de la description
Au niveau du fonds, de la série, de la collection ou du dossier[3]
- Titre et mention de responsabilité
- Précisions
- Date(s) de création
- Collation
- Description des documents d'archives
- Notes
Au niveau de la pièce[3]
- Titre et mention de responsabilité
- Édition
- Précisions relatives à la catégorie de documents
- Date(s) de création, publication, distribution, etc.
- Collation
- Collection
- Description des documents d'archives
- Notes
- Numéro normalisé
Avenir des RDDA
Le 4 février 2016, le Comité canadien de description archivistique a convoqué une réunion à la Bibliothèque et Archives Canada (BAC) à Ottawa sur l’avenir des RDDA[5]. À la conclusion de la discussion, il y a eu une recommandation sur la préservation d'une norme de description des archives et des propositions de révisions telles que l'abandon des règles de ponctuation obligatoire, l'harmonisation avec la norme de description d'archives internationales de L'ICA et plus[6].
Le maintien et l'avenir des Règles pour de descriptions des documents d'archives continues d'être remis en question surtout quant à sa pertinence et son manque de flexibilité dans les réalités archivistiques actuelles et l'afflux de l'information numérique[7]. D'autres encore, aborde le manque de personnel archivistiques tenant compte de l'intégration d'une pensée d'équité et de réconciliation[8].
Notes et références
- Paule Rolland-Thomas et Rita Bélanger, « Règles de catalogage anglo-américaines, version française », Documentation et bibliothèques, vol. 19, no 3,‎ , p. 131–133 (ISSN 0315-2340 et 2291-8949, DOI 10.7202/1055802ar, lire en ligne, consulté le ).
- Louise Gagnon-Arguin, « Les normes de description des documents d’archives : vers l’accès à l’information patrimoniale », Documentation et bibliothèques, vol. 58, no 3,‎ , p. 109-117 (ISSN 2291-8949, lire en ligne)
- Bureau canadien des archivistes. Comité de planification sur les normes de description, Règles pour la description des documents d'archives, Le Bureau, 1990- (ISBN 0-9690797-4-5 et 978-0-9690797-4-3, OCLC 22380714, lire en ligne)
- Carol Couture, Les fonctions de l'archivistique contemporaine, Presses de l'Université du Québec, (ISBN 978-1-4416-1024-9 et 1-4416-1024-3, OCLC 417074934, lire en ligne)
- Conseil canadien des archives, « CCDA - Réunion nationale 2016 sur l'avenir des RDDA », sur www.archivescanada.ca, (consulté le )
- Comité canadien de description archivistique (CCDA), Réunion sur l'avenir des RDDA, , 12 p. (lire en ligne)
- (en) Richard Dancy, « RAD Past, Present, and Future », Archivaria,‎ , p. 7–41 (ISSN 1923-6409, lire en ligne
[PDF], consulté le ) - (en) Danielle Robichaud, « Integrating Equity and Reconciliation Work into - ProQuest » [PDF], sur www.proquest.com, (consulté le )