Prêt entre bibliothèques

Pour aider les chercheurs, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) prête des documents à d’autres institutions canadiennes lorsque le seul exemplaire accessible se trouve dans ses collections. BAC ne prête pas de documents aux particuliers. BAC accorde un « prêt de dernier recours » à une bibliothèque s’il détient le seul exemplaire en circulation d’une monographie, d’une publication en série, d’un microfilm de journaux canadiens ou d’un autre document publié. Beaucoup de documents ne peuvent pas être prêtés selon leur politique en vigueur[2].

Toute la communauté universitaire à travers le pays peut acquérir une carte gratuite (CURBA) pour l’accès à toutes les bibliothèques universitaires canadiennes. L’usager se doit de respecter les règles et politiques de chacune d’elles[3]. C’est surtout la distance (5 514 km d’est en ouest) qui encourage la communauté à utiliser les services de PEB.

En réponse aux demandes de PEB, BAnQ achemine les documents, conformément à ses politiques et procédures internes, par la poste, par messagerie, par télécopieur ou par voie électronique, dans le respect de la Loi sur le droit d’auteur ainsi que des ententes négociées avec ses fournisseurs de ressources documentaires et avec Copibec. BAnQ offre son service de prêt entre bibliothèques gratuitement à ses abonnés à tous les services. Les bibliothèques québécoises profitent aussi de la gratuité du service de prêt entre bibliothèques de BAnQ[2].

D’abord, grâce au regroupement BCI qui existe depuis 1963, il a eu la création d’un sous-comité des bibliothèques réunissant les 18 universités du Québec : le Partenariat des Bibliothèques Universitaire du Québec (PBUQ)[4].

En 2020, le partenariat des bibliothèques universitaire devient uni avec une plateforme partagée de services (PPS). C’est un système qui permet un accès simplifié et bonifié aux collections et aux services communs et spécialisées, mais surtout un nouvel outil de recherche collectif nommée Sofia[5].

• Les usagers peuvent lancer une requête dans l’ensemble des collections de leur établissement, élargir les résultats à toutes les bibliothèques universitaires québécoises et voir en temps réel la disponibilité des documents dans chaque établissement.
• Les membres de la communauté universitaire ont un dossier unique pour emprunter dans toutes les bibliothèques universitaires québécoises[6].

Le prêt entre bibliothèque est donc directement intégré au système Sofia, les demandes sont gratuites pour les usagers, et les livres circulent à travers toute la province. C’est 48 660 demandes de prêt qui a été satisfait par le réseau PBUQ en 2019-2020, soit 22 616 documents originaux et 26 031 copies[7].

Même s’ils ont la même appellation, il existe deux formes de demande de prêt entre bibliothèque. D’abord, les documents présents dans les collections du réseau PBUQ (via Sofia). Puis, les documents qui ne se retrouve pas dans le réseau PBUQ et qui peut être disponible dans le réseau public, ou dans une autre province du pays ou même dans un autre pays, que ce soit une institution universitaire ou non. L’usager doit ainsi remplir un formulaire et fournir un minimum de champs pour que les professionnels des bibliothèques obtiennent le bon document. Le titre, l’auteur, l’année, le ou les chapitres (s’il y a lieu) sont des informations essentielles. Le site du document n’est pas un problème c’est plutôt le contenant ou le type qui peut poser un problème, et il est possible qu’une demande soit refusé, car chaque prêteur on leur politique de prêt[8].

Pour l’accès aux bibliothèques universitaires du Canada, il existe une carte (BCI) disponible sur demande pour tous les usagers du réseau universitaires québécois pour l’emprunt dans les établissements universitaires canadiens et pour la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ)[9]. En effet, la BAnQ peut agir comme bibliothèque centrale pour l’emprunt de documents ou la reproduction de documents pour toutes les bibliothèques de la Ville de Montréal, mais pas automatiquement pour le réseau universitaire[2]. Ainsi la carte gratuite ajoute une grande collection accessible pour la communauté universitaire.

Les réseaux de bibliothèques municipales comme celui de la ville de Québec, ou encore certaines bibliothèques dans une même Commission scolaire offrent ce service[10].

Les Réseaux BIBLIO du Québec, anciennement appelés Centre de services aux bibliothèques publiques (CRSBP), ont mis en place depuis de nombreuses années un système permettant le PIB et le PEB dans chaque réseau, entre réseaux et d'un réseau à une bibliothèque d'un autre type dans tout le Québec. Près de 800 petites bibliothèques affiliées à ces Réseaux BIBLIO sont ainsi reliées et échangent des livres entre elles dans tout le Québec. Comme, dans le reste du Canada, ce service s'appuie sur un transport des livres par Postes Canada à tarifs préférentiels.

Les établissements déployés dans le Sudoc utilisent le module Supeb qui est une composante du logiciel WinIBW distribué par l'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur.

Supeb offre un grand nombre de fonctionnalités avec tout particulièrement :

• l'articulation totale entre la recherche documentaire du catalogue et le déclenchement d'une demande de PEB dans le réseau ;
• la circulation automatique d’une demande de PEB ;
• le chaînage entre bibliothèques qui dépendent d’un même établissement, de façon à centraliser le PEB dans une bibliothèque donnée ;
• la possibilité d'habiliter des usagers à déclencher eux-mêmes leurs demandes PEB via un accès Web tout en conservant un certain contrôle sur les transactions.

Pour les bibliothèques qui ont un faible volume de transactions ou encore pour les bibliothèques qui déclarent leurs collections de périodiques dans le Sudoc mais qui ne possèdent pas le logiciel WinIBW (les établissements Sudoc-PS), un accès professionnel au réseau PEB via le Web de Sudoc est disponible mais pour la fonction demandeur uniquement.

Seuls les établissements qui participent au Sudoc peuvent utiliser le PEB. Cependant, comme indiqué plus haut, un établissement peut habiliter un lecteur à faire des demandes de PEB. Aussi, via l'accès Web du Sudoc et grâce à un login et un mot de passe qui lui aura été remis par sa bibliothèque de rattachement, un lecteur pourra déclencher une demande de PEB à la suite d'une recherche documentaire.

Le réseau PIB regroupait les bibliothèques publiques en recourant notamment au Catalogue collectif de France, qui disposait lui aussi d’une interface Web permettant aux bibliothèques participantes de déposer leurs demandes en ligne et d’y répondre par le même biais. La Bibliothèque nationale de France, qui pilote ce réseau à travers le CCFr, ferme le service au 31 août 2018[11].

Les deux réseaux PEB et PIB fonctionnaient en partenariat, de sorte qu'une bibliothèque universitaire pouvait fournir des documents à une bibliothèque publique et inversement, d’autant que les documents signalés dans le Sudoc le sont également dans le CCFr et que les périodiques des bibliothèques publiques sont généralement signalés dans le Sudoc.

De 2006 à 2018, la Bibliothèque nationale de France proposait à ses lecteurs du rez-de-jardin de faire des demandes de PEB à l’extérieur. Elle-même ne fournit de documents que s’ils ne sont pas conservés ailleurs, et les demandes sont traités par le service de reproduction. Ce service reste disponible au-delà d'août 2018.