ePADD

Le module Sélection s’installe sur la machine du donateur ou celle de l’agent de l’institution de conservation. Il est conçu pour être utilisé par un binôme constitué du donateur et d’un archiviste ou bibliothécaire. Il traite des collections contenant jusqu’à 750 000 messages[5]. Il intègre des outils d’analyse et de recherche permettant

• d'importer tout ou partie d’une ou plusieurs messageries soit à partir de fichiers MBOX, soit en se connectant directement au serveur de messagerie via le protocole IMAP ;
• de détecter et d'ignorer les messages en doublons[6] ;
• d’effectuer une extraction d’entités nommées sur le corpus importé grâce à l’interrogation de la base DBpedia ;
• de rechercher des informations sensibles ou privées par lexiques prédéfinis ou par expressions régulières (pour repérer des numéros de sécurité sociale par exemple) ;
• d’explorer la collection par dossiers, entités repérées, destinataires et expéditeurs et pièces jointes images ;
• de réaliser une analyse du format des pièces jointes à l’aide de l’outil embarqué Apache Tika ;
• de réaliser une sélection d’e-mails à transférer à l’institution de conservation
• tout en définissant éventuellement pour certains messages des restrictions comme une durée d’incommunicabilité.

Lorsque les courriers électroniques à transférer à l’institution de conservation ont été sélectionnés, le module exporte le tout sous forme d’un fichier conteneur BagIt (en) au module suivant.

Le module Traitement s’installe sur le poste de l’agent de l’institution de conservation. Il permet à celui-ci de :

• réaliser un second tri dans les messages ;
• éditer les correspondants du titulaire de la boîte de messagerie et les aligner avec des fichiers d’autorité ;
• annoter les messages.

A l'issue de cette étape, le fichier BagIt exporté par le module est prêt à être versé dans l'entrepôt de préservation numérique de l'institution.

Les collections de courriers électroniques sont généralement diffusées exclusivement sur accréditation et dans l’enceinte de l’institution de conservation. En complément d’une description dans un instrument de recherche archivistique, le module optionnel Recherche est conçu pour fournir à distance au chercheur un aperçu des sujets abordés par la collection avant qu’il ne décide de se déplacer dans l’institution de conservation[7]. Il s’installe donc sur un serveur. Il permet au chercheur de :

• connaître tous les correspondants du titulaire de la boîte de messagerie ;
• visualiser l’ensemble des entités apparaissant dans les messages ;
• réaliser une recherche plein texte qui fournira le nombre de messages, ainsi qu’une vue expurgée des messages où seuls apparaissent les métadonnées du message, la chaîne de caractères recherchée et les entités repérées.

Le module Communication s’installe sur un poste professionnel en salle de lecture de l’institution de conservation. Il permet d’avoir accès à l’intégralité des contenus de la collection : contenu des messages, métadonnées et pièces jointes.