Publication dynamique

• modèles de documents selon une charte éditoriale (structure des articles, calibrage des textes…)
• stockage en base de données des articles (implique une séparation du fond textuel et iconographique par rapport à la forme finale du document)
• gestion des ressources numériques (Digital Asset Management, DAM) pour l'iconographie et les médias riches.

• web : processus de transformation (ex. XSL)
• imprimé : outils propriétaires (ex. Adobe InDesign Server ou Quark XPress Server), et outils libres (ex. OpenOffice.org)

• page web
• document bureautique
• livre électronique (ePub, Mobipocket)
• PDF
• courrier électronique
• RSS, Atom

Les avantages recherchés par les différents acteurs impliqués sont très variés. Toutefois certains points sont récurrents.

Meilleure efficience de la gestion de projet, ou du processus éditorial :

• Système collaboratif, il permet à plusieurs acteurs de travailler ensemble sur une publication, et selon un processus d'organisation souvent préétabli.
• Vue d'ensemble sur les apports des différents collaborateurs.
• Traçabilité des actions.
• Automatisation d'alertes, aide à la gestion de projet.

Constitution d'un patrimoine informationnel réutilisable.

• Conservation du fond textuel et iconographique indépendamment de l'usage.
• Indexation, recherche et réutilisation des contenus.

Gains de productivité, réduction du délai de lancement.

• Meilleure efficience du processus éditorial.
• Automatisation des tâches d'exécution liées à la génération du document.
• Processus parallèles possibles, meilleure indépendance des acteurs.

Sécurisation de la marque

• Respect de la charte graphique.
• Production de documents à forte valeur ajoutée graphique sans utilisation de logiciels métier par les collaborateurs.
• Traçabilité et contrôle des contenus.

Il n'existe pas de technologie ou de solution idéale. Le secteur d'activité de l'entreprise, l'usage qu'il en sera fait et la richesse fonctionnelle nécessaire sont des facteurs déterminants dans le choix d'une solution.

Que ce soit pour produire de la documentation technique, des documents marketing, de la communication interne ou externe ou bien encore de la presse, et quel que soit le canal de diffusion, il incombe d'être attentif à la façon dont les contenus sont gérés. En effet ces derniers constituent une véritable valeur pour l'entreprise, il est donc nécessaire de s'inscrire dans une démarche durable pour leur gestion.

Pour ce faire, l'utilisation de formats normés comme le XML avec des DTD standardisées (par exemple DocBook ou DITA) est préférable. Les éléments graphiques ou de médias riches (vidéos, sons, animations), sont généralement gérés à l'aide d'un DAM (Digital Asset Management), avec une gestion fine des méta-données.

Les systèmes dits de web-to-print sont généralement mis en œuvre par des industriels du secteur de l'imprimerie. Ces systèmes sont orientés vers la production de documents relativement simples (ex. carte de visite). L'utilisateur final personnalise en ligne à l'aide d'un navigateur Web un modèle de document, puis en commande l'impression.

Un système éditorial est d'une façon générale, un système qui permet de gérer un processus de réalisation d'un média. Issus des salles de rédaction de la presse quotidienne et magazine, ces outils sont désormais également utilisés par des agences de communication spécialisées dans la communication interne et externe d'entreprise, ainsi que par les directions de la communication de grandes entreprises.