Plan de sauvetage ou plan d'urgence

Le livre Risk and insurance management manual for libraries de Mary Breighner, William Payton et Jeanne M. Drewes présente six étapes qui constituent le processus de la gestion du risque[7]:

Identifier le risque[7] : sous quelle forme pourrait-il se présenter? Où pourrait-il se présenter[7]?

Quantifier et évaluer le risque[7]: quels sont les coûts pour assurer la sécurité du bâtiment, des collections, des membres et du personnel de l'institution[7]? Qu'en coûtera-t-il à l'institution s'il y a un manquement au niveau de la sécurité[7]?

Prévenir le risque[7]: comment l'institution culturelle elle-même, son département de la sécurité et le personnel de ces différents départements peuvent-ils éviter les risques identifiés[7]?

Prévenir et contrôler les pertes[7]: quelles sont les actions que l'institution peut poser en aval pour prévenir les risques à la sécurité de son personnel et de ses usagers, ainsi que les pertes au sein de ses collections[7]? Quelles sont les actions que peut poser l'institution, lors d'un sinistre, pour contrôler les risques à la sécurité de son personnel et de ses usagers, ainsi que pour limiter les pertes au sein de ses collections[7]?

Instaurer une planification financière pour la prévention et la gestion du risque, mais aussi pour la restauration après sinistre[7].

Réévaluation du plan d'urgence[7]: À quelle fréquence l'institution réévaluera-t-elle ses mesures de sécurité? À quelle fréquence mettra-t-elle à jour ses exercices et entraînements de réponses aux sinistres[7]?

Le plan d’urgence doit répondre à quatre mesures de protection[8]:

Le plan d’urgence doit déterminer comment éliminer réduire les dangers et leurs conséquences potentielles sur le personnel, les usagers, les collections et les autres biens[8].

Le plan d’urgence doit préparer et équiper le personnel afin qu’il soit en mesure de faire face aux situations d’urgence identifiées[8].

Le plan d’urgence doit permettre de prévenir les blessures et limiter les pertes après les événements[8].

Le plan d’urgence doit préparer et former le personnel aux tâches et procédures qui seront à réaliser dans le processus de rétablissement de l’activité normale[8].

• Les tâches à accomplir[9]
• Le nombre d’items[9]
• Les fournitures ou équipements requis pour effectuer les tâches[9]
• Espace requis pour les items[9]
• Les personnes ou les expertises requises pour effectuer les tâches[9]

Pour qu’une intervention d’urgence soit pleinement efficace, celle-ci doit atteindre dix objectifs[9]:

1. Coordonner les intervenants
2. Sécuriser le site
3. Protéger les personnes
4. Limiter les dommages
5. Sauver les collections
6. Remettre l’édifice en état
7. Obtenir les fournitures et le matériel nécessaires
8. Informer le public
9. Documenter l’incident
10. Payer les factures

Le plan d’urgence doit indiquer quand il faut déclencher les procédures d’intervention, leur ampleur, comment informer le personnel et les usagers du déclenchement de l’état d’urgence et quand déclarer la fin de celui-ci[8]. Il doit également décrire les mesures et procédures à suivre en situation d’urgence dans trois domaines clés de l’institution culturelle[8]:

Le plan d’urgence doit informer des rôles qui doivent être assumés par chaque équipe d’intervention[8]. Ainsi que des procédures à suivre pour établir un poste central d’opération à la suite de l’évacuation et pour établir un poste de communication et de relations publiques[8].

Le plan d’urgence doit fournir les indications pour déterminer à moment le personnel et les usagers doivent être évacués et qui est responsable de prendre cette décision[8]. Ainsi que les procédures à suivre pour établir un abri d’urgence[8]. Celles pour contacter le personnel, les bénévoles et leur famille (listes de rappel)[8]. Ainsi que celles pour contacter les spécialistes externes qui ont été désignés pour assister lors de la situation d’urgence[8].

Le plan d’urgence doit fournir les indications pour déterminer à quel moment on doit transférer ou évacuer les collections et qui est responsable de prendre cette décision[8]. Ainsi que les procédures à suivre pour contacter les agents d’assurance, évaluer les dégâts et protéger le bâtiment et ses abords[8]. En plus d’une liste de l’équipement nécessaire pour répondre au sinistre et où il est entreposé[8].

Finalement, plusieurs critères doivent être satisfaits pour que, lors d’un sinistre, le plan d’urgence soit efficace[8]. D'abord, le plan doit être activement soutenu par tous les niveaux hiérarchiques qu’il implique (directeur, conseil d’administration et le personnel)[8]. Ensuite, il doit être simple et être axé sur les situations les plus probables[8]. D'autre part, il doit faire preuve de souplesse afin de pouvoir l’adapter aux situations imprévues[8]. Également, le plan d’urgence doit être réaliste dans son évaluation des ressources de l’institution pour faire face à l’urgence[8]. Finalement, le plan doit être simulé, au moins une fois par an, afin d’évaluer les procédures d’urgence[8]. Si des lacunes sont observées, il faut prendre les actions nécessaires pour y remédier[8].

Le directeur est responsable de définir la politique en matière de programmes d’urgence[8]. Il doit nommer le RU, le CUR, le CIU et, au besoin, un coordinateur des communications[8]. Il est responsable, avec le CUR, de la préparation d’une première analyse de vulnérabilité. Il est responsable de présenter cette analyse au conseil afin d’obtenir leur engagement[8]. Il est également responsable d’établir le budget nécessaire et sert d’intermédiaire permanent entre le RU et le conseil[8]. Il est le superviseur de la préparation de la liste des contacts, qui peut inclure des partenaires comme les agences, les organismes, les services locaux de police et pompier et d’autres établissements culturels[8]. Finalement, il doit contrôler et guider la participation de la communauté et des médias dans le processus de planification[8].

Le RU, en collaboration avec le directeur, doit nommer le CUR, le CIU et le coordinateur des communications[8]. Il dirige le CUR et, en collaboration avec ce dernier, nomme les équipes des différents services et leur chef respectif[8]. Il est chargé d’organiser et de diriger les exercices de simulation du personnel[8]. Il doit également tenir le directeur informé de l’évolution de la situation. Après une catastrophe, il est responsable d’organiser des analyses rétrospectives[8].

Le CUR est responsable de superviser les équipes des services et leur chef[8]. Il collabore avec le RU, le CIU et les chefs d’équipe pour sélectionner les équipes d’intervention[8]. Il est responsable de dresser la liste de contacts et d’établir des rapports avec ceux-ci. Tout comme il est responsable d’établir les relations avec le public et les médias et de les faire participer[8]. Il est responsable de recenser les dangers à l’aide de la première analyse de vulnérabilité. Il doit distribuer les données sur les risques aux équipes de chaque service pour obtenir un rapport détaillé d’évaluation de la vulnérabilité des biens[8]. Il doit tenir le RU informé des progrès des équipes et mettre en œuvre les mesures de prévention et préparation que les équipes lui ont recommandées[8]. Finalement, il est responsable d’établir un plan d’intervention et un plan de rétablissement à partir des informations qu’il a reçues, de rédiger le plan d’urgence et de le distribuer[8].

Le CIU collabore avec le RU, le CUR et les chefs d’équipe pour sélectionner les équipes d’intervention[8]. Il est responsable de mettre en œuvre les mesures de prévention recommandées par les équipes des différents services[8]. Lors d’un sinistre, il doit établir et diriger le centre de crise[8].

Il y a quatre équipes de planification préventive dans les services, soit une pour la sécurité, une pour les collections, une pour le bâtiment et l’entretien et finalement, une pour l’administration et les archives[8]. Chaque groupe doit présenter deux rapports au CUR, soit une analyse de vulnérabilité et des biens et une description générale des procédures d’intervention[8]. Les groupes d’intervention ont la responsabilité de contribuer aux mesures de prévention et de planification préventives, au plan d’intervention et au plan de rétablissement[8]. Ils transmettent toutes les informations et données au CUR pour qu’il les intègre au plan d’urgence[8].