Business Process Management

Cette phase permet d'identifier les processus existants, puis de concevoir les processus futurs. L’un des objectifs de cette étape est de s'assurer de la préparation efficace de la conception théorique en tenant compte des processus existants dans l’organisation. Toutefois, le processus actuel et la conception des nouveaux processus devront se synchroniser et ne pas conduire à des incohérences.

La phase de conception doit permettre la définition des activités et règles métiers associées, la détermination du coût du processus pour chacune des activités et la simulation du processus pour effectuer un premier niveau d'optimisation. Cette première étape du cycle de vie du BPM[12] nécessite une maitrise du processus et un échange avec les acteurs pour rechercher la meilleure version du processus.

La modélisation du processus métier consiste à représenter graphiquement le modèle le plus proche possible de la réalité. La modélisation du processus fait un rappel au formalisme BPMN, Business process model and notation, introduit en 2003[13] et largement utilisé[14]. La modélisation sera différente suivant l’objectif poursuivi par l’entreprise. La priorité doit être donnée aux activités cœur de métier[15] ou en fonction des opportunités de rénovation ou de modification des métiers. Parmi les méthodes de modélisation des processus métier, on trouve :

• UML : Unified Modeling Language, un langage de modélisation orienté objet
• BPML : Business process modeling language
• XPDL : XML Process Definition Language, un langage standard de description des processus
• BPMN : Business process model and notation, un langage normalisé de représentation des processus métiers
• OSSAD : Office support systems analysis and design, une méthode d’analyse, conception et mise en œuvre des systèmes d’information développée dans le cadre d’un projet

C'est la phase de mise en œuvre du BPM. Les processus sont intégrés au système d'information en faisant appel à des outils permettant la mise en œuvre de l'automatisation des processus[16], les fonctions de workflow, l'intégration des applications et des règles métiers. Les processus seront alors testés et déployés dans l'environnement d'exécution. Concernant les procédures d'entreprise, elles sont interprétées par un moteur d'exécution qui implémente et coordonne tous les types d'interactions entre utilisateurs, de tâches du système et de ressources informatiques.

Le suivi englobe la réglementation des processus individuels, de sorte que des informations sur leur état puissent être facilement vues, et des statistiques sur la performance d'un ou plusieurs processus peuvent être fournies. Un exemple de ce suivi est de pouvoir déterminer l'état d'une commande client afin que les problèmes dans son fonctionnement puissent être identifiés et corrigés. Le degré de surveillance d’une information dépend de son importance. De ce fait, la surveillance de l'activité métier (BAM) développe les outils de surveillance généralement fournis par les Business Process Management System.

L'optimisation des processus reprend les étapes de modélisation et de surveillance. L’objectif est d’identifier les goulots d'étranglement potentiels ou réels et les possibilités de réaliser d'autres améliorations. l'optimisation des processus permet l'ajustement d'un processus . Les objectifs consistent à minimiser les coûts et optimiser l’efficacité. Ce procédé est souvent crucial dans la prise de décision. Il existe trois paramètres qui peuvent être ajustés pour atteindre une performance optimale[17]: l'optimisation de l'équipement, les procédures d’exploitation et l'optimisation de la conduite.

La réingénierie est une phase facultative du BPM qui consiste à repenser les processus en vue d’améliorer les performances de l’entreprise. Les principaux partisans sont Michael Hammer et James Champy[18] - [19]. Ainsi, lorsque l'optimisation du processus ne conduit pas au résultat souhaité, il est recommandé de repenser le cycle de processus entier. Le Business Process Reengineering (BPR) est donc utilisé par les organisations pour tenter d'atteindre l'efficacité et la productivité au travail. Il s’agit donc de repenser le processus en réorganisant les différentes étapes. On réalise ainsi une étude du processus et lui apporte des modifications[20] :

• Supprimer des étapes inutiles et couteuses
• Ajouter des étapes pour limiter les erreurs
• Permuter des étapes
• Modifier une étape

De plus, afin de renforcer la performance de l'entreprise, il est nécessaire de supprimer les causes de gaspillages. Cette analyse se rapproche de celle du lean management développée au Japon.

Selon les recommandations de Thomas Davenport, la réingénierie peut être menée en cinq étapes[21] :

• Développer la vision des activités et des objectifs des processus
• Identifier les processus métiers à reconcevoir
• Comprendre et mesurer les processus existants
• Identifier les leviers de technologie
• Concevoir et élaborer de nouveaux processus

Malgré ses apports au sein de l’organisation la réingénierie est souvent source de licenciements massifs.

De nombreuses organisations ont mis en place le Business Process Management car les managers ont compris l’importance que pouvait représenter un BPM. En effet, il permet d’améliorer la performance de l’entreprise. Toutefois, le BPM peut entrainer des conflits au sein de l’entreprise dus à la mauvaise utilisation des technologies et à la mauvaise gestion du facteur humain. Par ailleurs, une combinaison du BPM et ERP[22] se révèle être pour les entreprises un nouveau facteur de productivité car ces deux outils sont complémentaires dans l’optimisation du traitement de l’information

On appelle Workflow la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier.